Information Management, Fascicle 3: Recordkeeping Glossary

Terminology Bulletin 293

Information management touches many aspects of government operations, such as access to information, library science, recordkeeping, information architecture and information security. The mechanisms put in place to ensure effective information management have inevitably generated many new terms, official titles and expressions, thus creating the need for a glossary in this field.

The Recordkeeping Glossary comprises more than 400 concepts in the fields of records management and library science.

- glossary – letter A

Glossary of terms - Letter A
English	French
AACR; Anglo-American Cataloguing Rules	Règles de catalogage anglo-américaines (n.f.); RCAA (n.f.)
access copying	reproduction d’accès (n.f.)
accession; acquisition A group of records transferred to Library and Archives Canada for storage and management.	acquisition¹ (n.f.) Groupe de documents transféré à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de stockage et de gestion.
accessioning The process of recording books as and when they are added to a library.	enregistrement² (n.m.) Processus qui consiste à consigner des livres au moment où ils sont ajoutés aux autres livres d’une bibliothèque.
access point	point d’accès (n.m.)
accidental destruction; accidental disposal	destruction accidentelle (n.f.); élimination accidentelle (n.f.)
accrual NOTE Of a collection.	accroissement (n.m.) NOTA D’une collection.
acquisition; accession A group of records transferred to Library and Archives Canada for storage and management.	acquisition¹ (n.f.) Groupe de documents transféré à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de stockage et de gestion.
acquisition copying	reproduction d’acquisition (n.f.)
acquisitioning The process of obtaining books and other documents for a library.	acquisition² (n.f.) Pour une bibliothèque, processus qui consiste à obtenir des ouvrages ou d’autres documents.
active record; active document	document actif (n.m.)
administrative document; administrative record	document administratif (n.m.)
administrative metadata Metadata used in managing and administering information resources.	métadonnées administratives (n.f.) Métadonnées utilisées dans la gestion et l’administration de ressources documentaires.
administrative record; administrative document	document administratif (n.m.)
Adobe Form Client A software package used to develop and design paper and electronic forms.	Adobe Form Client (n.m.) Logiciel utilisé pour concevoir et élaborer des formulaires papier et électroniques.
agreement for transfer	accord de transfert (n.m.)
alienation	aliénation (n.f.)
alteration	altération (n.f.)
Anglo-American Cataloguing Rules; AACR	Règles de catalogage anglo-américaines (n.f.); RCAA (n.f.)
appraisal The process of determining the value and thus the final disposition of records, making them either temporary or permanent.	évaluation (n.f.) Processus de détermination de la valeur, donc de la disposition finale des documents, les rendant temporaires ou permanents.
archival authority	autorité archivistique (n.f.)
archival description	description archivistique (n.f.)
archival document; archival record	document d’archives (n.m.)
archival master A copy that has been designated as the record that most closely approximates the archival record or the original record insofar as it is known.	exemplaire principal (n.m.) Copie qui est considérée comme le document qui ressemble le plus au document d’archives ou au document original dans la mesure où il est connu.
archival record; archival document	document d’archives (n.m.)
archival value; enduring value	valeur durable (n.f.); valeur archivistique (n.f.)
archives	archives (n.f.)
archiving	archivage (n.m.)
archivist	archiviste (n.é.)
audiovisual document; audiovisual record	document audiovisuel (n.m.)
authenticity NOTE Of records.	authenticité (n.f.) NOTA Des documents.
author	auteur (n.m.), auteure (n.f.)
authority control	contrôle d’autorité (n.m.)
authority file	fichier d’autorité (n.m.)
Authority for the Destruction of Transitory Records NOTE Library and Archives Canada.	Autorisation de détruire des documents éphémères (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
authority record	notice d’autorité (n.f.)

- glossary – letter B

Glossary of terms - Letter B
English	French
backup copy	copie de sécurité (n.f.)
bar code; barcode	code à barres (n.m.); code-barres (n.m.)
BASCS; Business Activity Structure Classification System NOTE Library and Archives Canada.	Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (n.m.); SCAOS (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
bibliography	bibliographie (n.f.)
Bilingual Cataloguing Policy NOTE Library and Archives Canada.	Politique en matière de catalogage bilingue (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
briefing note	note de breffage (n.f.)
broader term; BT A superordinate term in a hierarchical relation.	terme générique (n.m.) Terme superordonné dans une relation hiérarchique.
Business Activity Structure Classification System; BASCS NOTE Library and Archives Canada.	Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (n.m.); SCAOS (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
business record; business document	document des activités opérationnelles (n.m.); document opérationnel (n.m.)
business value NOTE An information resource identified as having business value and placed into a repository enables effective decision making and provides reliable evidence of business decisions, activities and transactions for program managers, deputy heads, ministers and Canadian citizens.	valeur opérationnelle (n.f.) NOTA Une ressource documentaire réputée avoir une valeur opérationnelle et versée dans un dépôt favorise l’efficacité du processus décisionnel et fournit, aux gestionnaires de programmes, aux administrateurs généraux, aux ministres et à la population canadienne, une preuve fiable des décisions, des activités et des transactions opérationnelles.

- glossary – letter C

Glossary of terms - Letter C
English	French
Cabinet confidence	document confidentiel du Cabinet (n.m.) NOTA Dans certains contextes, on rendra le terme « Cabinet confidence » par « renseignements confidentiels du Cabinet ».
Canadian Committee on Archival Description	Comité canadien de description archivistique (n.m.)
captioned film	film sous-titré (n.m.)
captioned video	vidéo sous-titrée (n.f.)
catalogue	catalogue (n.m.)
cataloguing	catalogage (n.m.)
cataloguing services	services de catalogage (n.m.)
categorization	catégorisation (n.f.)
certificate of destruction	certificat de destruction (n.m.)
CFL; Council of Federal Libraries	Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); CBGF (n.m.)
classification¹ NOTE In the context of organizing records or files.	classification¹ (n.f.) NOTA Dans le contexte de l’organisation de documents ou de dossiers.
classification²; security classification classification of assets classification of documents classification of information	classification² (n.f.); classification de sécurité (n.f.) classification de biens classification de documents classification de renseignements
classification level; level of classification NOTE There are three levels of classification: Confidential, Secret and Top Secret. classification level of assets classification level of documents classification level of information	niveau de classification (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de classification : Confidentiel, Secret et Très secret. niveau de classification de biens niveau de classification de documents niveau de classification de renseignements
classification schema; classification scheme	schéma de classification (n.m.)
classification structure	structure de classification (n.f.)
classification system	système de classification (n.m.)
classified document; classified record NOTE There are three levels of classification: Confidential, Secret and Top Secret.	document classifié (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de classification : Confidentiel, Secret et Très secret.
clearing house	centre d’échange (n.m.)
client copy	copie de client (n.f.)
closed file	dossier clos (n.m.)
codification	codification (n.f.)
collection electronic collection	collection (n.f.) collection électronique
common administrative record A record that is created, collected or received by a federal government institution to support and document broad internal administrative functions and activities common to all federal government institutions.	document administratif commun (n.m.) Document qu’une institution de l’administration fédérale a créé, recueilli ou reçu afin d’étayer et de témoigner des vastes fonctions et activités administratives internes communes à toutes les institutions fédérales.
Communications Branch of Library and Archives Canada; LAC Communications Branch	Direction générale des communications de Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); Direction générale des communications de BAC (n.f.)
Communications Policy of the Government of Canada NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Politique de communication du gouvernement du Canada (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
communiqué	communiqué (n.m.)
concealment NOTE Of a record.	dissimulation (n.f.) NOTA D’un document.
Confidential NOTE A security marking that corresponds to one of the three classification levels.	Confidentiel NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de classification.
confidential document; confidential record	document confidentiel (n.m.)
conservation	conservation² (n.f.)
conservation treatment NOTE Refers to changes made to archival records to improve or maintain any of their attributes and their interrelationships, including physical stability, appearance or accessibility.	traitement de conservation (n.m.) NOTA A trait aux transformations que l’on fait subir aux documents d’archives pour améliorer ou conserver tous leurs attributs et leurs interrelations, notamment leur stabilité physique, leur apparence et leur accessibilité.
Contributor NOTE A Dublin Core element.	Collaborateur (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
controlled vocabulary An established list of standardized terms used for indexing and retrieving information. NOTE A controlled vocabulary ensures that a subject will be described using the same preferred term each time it is indexed.	vocabulaire contrôlé (n.m.) Liste établie de termes normalisés à utiliser pour l’indexation et la recherche documentaire. NOTA Un vocabulaire contrôlé assure qu’un sujet sera décrit en utilisant le même descripteur chaque fois qu’il est indexé.
Controlled Vocabulary Standard NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Norme du vocabulaire contrôlé (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
copy (n.) A replication of an archival record in whole or in part to preserve it or provide access to it.	copie (n.f.) Reproduction d’un document d’archives en tout ou en partie dans le but de le préserver ou d’en permettre l’accès.
copying	reproduction (n.f.)
copying master A copy used to produce reference copies and sometimes client copies. NOTE It is usually made from the archival master or the archival record.	copie principale (n.f.) Copie utilisée pour produire des copies de consultation et parfois des copies de client. NOTA Il s’agit habituellement d’une copie de l’exemplaire principal ou du document d’archives.
copyright (n.)	droit d’auteur (n.m.)
corporate document; corporate record; departmental document; departmental record	document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
corporate documentation; departmental documentation	documentation ministérielle (n.f.); documentation du Ministère (n.f.)
corporate file; departmental file	dossier ministériel (n.m.); dossier du Ministère (n.m.)
corporate inventory	répertoire central (n.m.)
corporate memory The information that departmental employees create, generate, collect and use to enable a department to meet its operational, legal, tactical or strategic needs and conform to legislative or policy requirements.	mémoire organisationnelle (n.f.); mémoire de l’organisation (n.f.); mémoire institutionnelle (n.f.) Renseignements que produisent, recueillent et utilisent les employés pour permettre à un ministère de satisfaire à ses besoins opérationnels, juridiques, financiers, tactiques ou stratégiques et de se conformer aux prescriptions des lois ou des politiques.
corporate publication; departmental publication	publication ministérielle (n.f.); publication du Ministère (n.f.)
corporate record; departmental document; departmental record; corporate document	document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
corporate repository; departmental repository	dépôt ministériel (n.m.); dépôt du Ministère (n.m.)
Council of Federal Libraries; CFL	Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); CBGF (n.m.)
Coverage NOTE A Dublin Core element.	Couverture (n.f.) NOTA Élément du Dublin Core.
cover page	page couverture (n.f.)
Creator NOTE A Dublin Core element.	Créateur (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
cross-reference	renvoi (n.m.)
crosswalk A table that maps the relationships and equivalencies between two or more metadata formats.	correspondance (n.f.) Tableau qui mappe les relations et les équivalences entre deux formats de métadonnées ou plus.
custody The fact of being entrusted with the immediate charge of and control over a resource and guarding or protecting the resource on behalf of its owner or a higher authority. permanent custody temporary custody	garde (n.f.) Fait de se voir confier la charge et le contrôle immédiats d’une ressource et de la protéger au nom de ses propriétaires ou d’une instance supérieure. garde permanente garde temporaire
cybrarian	cyberthécaire (n.é.)

- glossary – letter D

Glossary of terms - Letter D
English	French
Date NOTE A Dublin Core element.	Date (n.f.) NOTA Élément du Dublin Core.
DC; The Dublin Core metadata element set; DCMES; Dublin Core	L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.)
DCMI; Dublin Core Metadata Initiative	Dublin Core Metadata Initiative (n.f.); DCMI (n.f.); projet de métadonnées du Dublin Core (n.m.) (non off.)
deaccessioning	retrait d’inventaire (n.m.)
declared surplus (adj.) NOTE Said of a publication.	déclarée excédentaire NOTA En parlant d’une publication.
declassification declassification of assets declassification of documents declassification of information	déclassification (n.f.) déclassification de biens déclassification de documents déclassification de renseignements
deletion NOTE Of a record.	suppression (n.f.) NOTA D’un document.
departmental document; departmental record; corporate document; corporate record	document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
departmental documentation; corporate documentation	documentation ministérielle (n.f.); documentation du Ministère (n.f.)
departmental file; corporate file	dossier ministériel (n.m.); dossier du Ministère (n.m.)
departmental information resource	ressource documentaire ministérielle (n.f.); ressource documentaire du Ministère (n.f.)
departmental librarian	bibliothécaire ministériel (n.m.), bibliothécaire ministérielle (n.f.); bibliothécaire du Ministère (n.é.)
departmental library	bibliothèque ministérielle (n.f.); bibliothèque du Ministère (n.f.)
departmental publication; corporate publication	publication ministérielle (n.f.); publication du Ministère (n.f.)
departmental record; corporate document; corporate record; departmental document	document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
departmental repository; corporate repository	dépôt ministériel (n.m.); dépôt du Ministère (n.m.)
Depository Services Program; DSP NOTE Public Works and Government Services Canada.	Programme des services de dépôt (n.m.); PSD (n.m.) NOTA Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada.
Description NOTE A Dublin Core element.	Description (n.f.) NOTA Élément du Dublin Core.
description level; level of description	niveau de description (n.m.)
descriptor; preferred term; PT A term used in indexing to represent a given concept.	descripteur (n.m.) Terme utilisé lors de l’indexation pour représenter un concept donné.
designated document; designated record; protected document; protected record NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C.	document désigné (n.m.); document protégé (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C.
designation; security designation designation of assets designation of documents designation of information	désignation (n.f.); désignation de sécurité (n.f.) désignation de biens désignation de documents désignation de renseignements
designation level; level of designation; protection level; level of protection NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C. designation level of assets designation level of documents designation level of information	niveau de désignation (n.m.); niveau de protection (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C. niveau de désignation de biens niveau de désignation de documents niveau de désignation de renseignements
destruction; disposal NOTE Of documents, information.	destruction (n.f.); élimination (n.f.) NOTA De documents, de renseignements.
digital document; digital record	document numérique (n.m.)
digital library	bibliothèque numérique (n.f.)
digital object identifier; DOI	identificateur d’objet numérique (n.m.)
digital record; digital document	document numérique (n.m.)
digital repository trusted digital repository	dépôt numérique (n.m.) dépôt numérique fiable
Directive on Information Management Roles and Responsibilities NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Directive on Recordkeeping NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Directive sur la tenue de documents (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
disposal; destruction NOTE Of documents, information.	destruction (n.f.); élimination (n.f.) NOTA De documents, de renseignements.
disposal schedule	calendrier d’élimination (n.m.)
disposition The process which enables an institution to dispose of records which no longer have operational value.	disposition (n.f.) Processus qui permet à une institution de disposer des documents qui sont sans valeur opérationnelle.
Disposition and Recordkeeping Program NOTE Library and Archives Canada.	Programme de disposition et de tenue de documents (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
disposition authority	autorisation de disposition (n.f.)
DLO; document-like object	objet documentaire (n.m.)
document; record Any documentary material, regardless of medium or form. NOTE Definition taken from the Access to Information Act. NOTE Although the terms “record” and “document” are synonymous in their literal sense, in certain contexts one of these terms will be preferred over the other.	document (n.m.) Tout élément d’information, quel qu’en soit le support. NOTA Définition tirée de la Loi sur l’accès à l’information.
documentary heritage	patrimoine documentaire (n.m.)
documentary material	élément d’information (n.m.)
documentary unit	unité documentaire (n.f.)
documentation	documentation (n.f.)
document-like object; DLO	objet documentaire (n.m.)
document management software; records management software	logiciel de gestion de documents (n.m.); logiciel de gestion documentaire (n.m.)
document type definition; DTD	définition de type de document (n.f.); DTD (n.f.)
DOI; digital object identifier	identificateur d’objet numérique (n.m.)
downgrading downgrading of assets downgrading of documents downgrading of information	déclassement (n.m.) déclassement de biens déclassement de documents déclassement de renseignements
DSP; Depository Services Program NOTE Public Works and Government Services Canada.	Programme des services de dépôt (n.m.); PSD (n.m.) NOTA Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada.
DTD; document type definition	définition de type de document (n.f.); DTD (n.f.)
Dublin Core; DC; The Dublin Core metadata element set; DCMES	L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.)
Dublin Core Application Profile for Web Resource Discovery in the Government of Canada	Profil d’application du Dublin Core pour la découverte des ressources Web au gouvernement du Canada (n.m.)
The Dublin Core metadata element set; DCMES; Dublin Core; DC	L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.)
Dublin Core Metadata Initiative; DCMI	Dublin Core Metadata Initiative (n.f.); DCMI (n.f.); projet de métadonnées du Dublin Core (n.m.) (non off.)
duplicate (n.)	double (n.m.); version produite en double (n.f.); duplicata (n.m.)
dynamic networked electronic publication	publication électronique dynamique en réseau (n.f.)

- glossary – letter E

Glossary of terms - Letter E
English	French
EAD; encoded archival description	description archivistique encodée (n.f.)
edition	édition (n.f.)
EDM; electronic document management; ERM; electronic records management	gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
EDMS; electronic document management system; ERMS; electronic records management system	système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
electronic document; electronic record	document électronique (n.m.)
electronic document library; electronic records library	bibliothèque de documents électroniques (n.f.)
electronic document management; EDM; electronic records management; ERM	gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
electronic document management system; EDMS; electronic records management system; ERMS	système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
electronic form	formulaire électronique (n.m.)
electronic format	format électronique (n.m.)
Electronic Forms; ELF NOTE A Public Works and Government Services Canada application.	Formulaires électroniques (n.m.); FEL (n.m.) NOTA Application de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
electronic information resource	ressource documentaire électronique (n.f.)
electronic publication	publication électronique (n.f.)
electronic record; electronic document	document électronique (n.m.)
electronic records library; electronic document library	bibliothèque de documents électroniques (n.f.)
electronic records management; ERM; electronic document management; EDM	gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
electronic records management system; ERMS; electronic document management system; EDMS	système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
element refinement	raffinement d’éléments (n.m.)
ELF; Electronic Forms NOTE A Public Works and Government Services Canada application.	Formulaires électroniques (n.m.); FEL (n.m.) NOTA Application de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
email management	gestion de courriels (n.f.)
Email Management Guidelines NOTE Library and Archives Canada.	Lignes directrices pour la gestion des courriels (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
encoded archival description; EAD	description archivistique encodée (n.f.)
enduring value; archival value	valeur durable (n.f.); valeur archivistique (n.f.)
ERM; electronic records management; EDM; electronic document management	gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
ERMS; electronic records management system; EDMS; electronic document management system	système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
essential document; vital document; essential record; vital record	document essentiel (n.m.)
evidential value	valeur de témoignage (n.f.)

- glossary – letter F

Glossary of terms - Letter F
English	French
faceted classification	classification à facettes (n.f.)
falsification NOTE Of documents.	falsification (n.f.) NOTA De documents.
Federal Libraries Consortium; FLC	Consortium des bibliothèques fédérales (n.m.); CBF (n.m.)
Federal Libraries Coordination Secretariat; FLCS	Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); SCBGF (n.m.)
federal library	bibliothèque fédérale (n.f.)
federal records centre	centre fédéral de documents (n.m.)
file (n.) A set of documents on a specific subject.	dossier (n.m.) Ensemble de documents se rapportant à un même sujet.
file classification file classification plan file classification system	classification de dossiers (n.f.) plan de classification de dossiers système de classification de dossiers
file folder	chemise de classement (n.f.)
file title	titre de dossier (n.m.)
filing	classement (n.m.)
filing system NOTE Of documents, records, files. electronic filing system	système de classement (n.m.) NOTA De documents, de dossiers. système de classement électronique
final document; final record	document définitif (n.m.)
finding aid NOTE In library science.	instrument de recherche (n.m.) NOTA En bibliothéconomie.
FLC; Federal Libraries Consortium	Consortium des bibliothèques fédérales (n.m.); CBF (n.m.)
FLCS; Federal Libraries Coordination Secretariat	Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); SCBGF (n.m.)
folksonomy A web content classification system based on tags attributed by an online community.	folksonomie (n.f.) Système de classification de contenu Web dont l’attribution des mots-clés est faite par une communauté en ligne.
fonds	fonds (n.m.)
form (n.)	formulaire (n.m.)
Format NOTE A Dublin Core element.	Format (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
forms analyst	analyste de formulaires (n.é.)
forms management forms management services forms management specialist	gestion de formulaires (n.f.) services de gestion de formulaires spécialiste de la gestion de formulaires
functional profile NOTE Functional profiles are attached to each of the MIDAs (multi-institutional disposition authority) covering common administrative records to facilitate the application of the terms and conditions appended to each of these authorities.	profil fonctionnel (n.m.) NOTA Les profils fonctionnels sont inclus à chaque APDD (autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents) des documents administratifs communs pour faciliter l’application des modalités de transfert des documents archivistiques qui sont annexées à chacune de ces autorisations.

- glossary – letter G

Glossary of terms - Letter G
English	French
GCDOCS NOTE The spelling “GCDocs” is frequently used in English; however, “GCDOCS” is the official spelling.	GCDocs NOTA On retrouve souvent la graphie « GCDOCS » en français, cependant, la graphie officielle est « GCDocs ».
GC RMAP; Government of Canada Records Management Application Profile NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Profil d’application de la gestion des documents du gouvernement du Canada (n.m.); PAGD GC (n.m.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Governance and Recordkeeping Around the World NOTE A free newsletter published on a regular basis by Library and Archives Canada that explores and highlights issues pertaining to government and recordkeeping practices in the public and private sectors.	La tenue de documents et la gouvernance dans le monde NOTA Bulletin gratuit, diffusé régulièrement par Bibliothèque et Archives Canada, qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux pratiques en tenue de documents des secteurs publics et privés.
government document; government record	document gouvernemental (n.m.)
government information resource	ressource documentaire gouvernementale (n.f.)
Government of Canada Controlled Vocabulary Registry NOTE Library and Archives Canada.	Registre des vocabulaires contrôlés du gouvernement du Canada (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
Government of Canada Core Subject Thesaurus NOTE Library and Archives Canada.	Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
Government of Canada Metadata Implementation Guidelines for Web Resource Discovery NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Lignes directrices relatives à la mise en place des métadonnées pour la découverte des ressources Web du gouvernement du Canada (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Government of Canada Publications	Publications du gouvernement du Canada (n.f.)
Government of Canada Records Management Application Profile; GC RMAP NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Profil d’application de la gestion des documents du gouvernement du Canada (n.m.); PAGD GC (n.m.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Government of Canada Records Management Metadata Standard NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
government record; government document	document gouvernemental (n.m.)
Government Records Appraisal and Disposition Program NOTE Library and Archives Canada.	Programme pour évaluer et disposer des documents gouvernementaux (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
Government Records Branch NOTE Library and Archives Canada.	Direction des documents gouvernementaux (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
granularity	granularité (n.f.)
guidance document	document d’orientation (n.m.)
Guidelines for Library Collection NOTE Public Works and Government Services Canada.	Lignes directrices sur la collection des Services de bibliothèque (n.f.) NOTA Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Guidelines for Loans, Interlibrary Loans and Surplus Materials NOTE Public Works and Government Services Canada.	Lignes directrices sur les prêts, les prêts entre bibliothèques et les documents excédentaires (n.f.) NOTA Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Guidelines for the Development of an Indexing Policy NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Lignes directrices en vue de l’élaboration d’une politique d’indexation (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Guidelines for the Transfer of Textual Archival Records to the National Archives of Canada NOTE Library and Archives Canada.	Lignes directrices pour le transfert des documents d’archives textuelles aux Archives nationales du Canada (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
Guidelines for Use of Library Services NOTE Public Works and Government Services Canada.	Lignes directrices sur l’utilisation des Services de bibliothèque (n.f.) NOTA Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

- glossary – letter H

Glossary of terms - Letter H
English	French
handbook	guide (n.m.)
header The portion of a message that contains the address, date, subject of the message and other classification or record information.	en-tête (n.m.); entête (n.m.) Partie d’un message contenant l’adresse électronique, la date, l’objet du message et autre renseignement sur la classification ou le dossier.
heading	vedette (n.f.)
hierarchical classification schema; hierarchical classification scheme	schéma de classification hiérarchique (n.m.)
hierarchy A classification in which the terms are organized into a subordinate structure, where each term is dependant on the previous one.	hiérarchie (n.f.) Classification dans laquelle les termes classés sont dans une relation de subordination, chaque terme dépendant du précédent.
historical archives	archives historiques (n.f.)
historical record; historical document	document historique (n.m.)
human-readable record	document lisible sans aide (n.m.)
hybrid record; hybrid document	document mixte (n.m.)
hypertext electronic publication	publication électronique hypertextuelle (n.f.)

- glossary – letter I

Glossary of terms - Letter I
English	French
identification system	système d’identification (n.m.)
identifier A name used as a descriptor.	identificateur (n.m.) Nom utilisé comme descripteur.
Identifier NOTE A Dublin Core element.	Identifiant (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
IDM; integrated document management; IRM; integrated records management	gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.)
IM; information management The handling – creation, protection, use, communication and disposal – of information produced or acquired by an organization in a way that optimizes its use by all who have a share in that information or a right to that information. NOTE This term is also used when referring to the discipline.	gestion de l’information (n.f.); GI (n.f.) Traitement – création, protection, utilisation, communication et élimination – de l’information produite ou acquise par une organisation, de manière à en optimiser l’utilisation par toutes les parties qui partagent cette information ou qui ont des droits à son égard. NOTA Ce terme est également employé pour désigner la discipline.
IM Forum; Information Management Forum NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Forum sur la gestion de l’information (n.m.); Forum sur la GI (n.m.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
IM functional specialist; information management functional specialist	spécialiste fonctionnel de la gestion de l’information (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la gestion de l’information (n.f.); spécialiste fonctionnel de la GI (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la GI (n.f.)
IMRC; Information Management Resource Centre NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Centre des ressources de la gestion de l’information (n.m.); CRGI (n.m.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
IM specialist; information management specialist An expert in one or more of the information management disciplines who supports the effective and efficient management of information.	spécialiste de la gestion de l’information (n.é.); spécialiste de la GI (n.é.) Expert dans une ou plusieurs disciplines de gestion de l’information qui appuie la gestion efficace et efficiente de l’information.
inactive record; inactive document	document inactif (n.m.)
index (n.)	index (n.m.)
indexing	indexation (n.f.)
indexing specialist	spécialiste de l’indexation (n.é.)
information asset	bien d’information (n.m.)
information audit	vérification d’information (n.f.)
information creator	créateur de l’information (n.m.), créatrice de l’information (n.f.)
information holdings	fonds de renseignements (n.m.)
information life cycle management	gestion du cycle de vie de l’information (n.f.)
information management; IM The handling – creation, protection, use, communication and disposal – of information produced or acquired by an organization in a way that optimizes its use by all who have a share in that information or a right to that information. NOTE This term is also used when referring to the discipline.	gestion de l’information (n.f.); GI (n.f.) Traitement – création, protection, utilisation, communication et élimination – de l’information produite ou acquise par une organisation, de manière à en optimiser l’utilisation par toutes les parties qui partagent cette information ou qui ont des droits à son égard. NOTA Ce terme est également employé pour désigner la discipline.
Information Management Forum; IM Forum NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Forum sur la gestion de l’information (n.m.); Forum sur la GI (n.m.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
information management functional specialist; IM functional specialist	spécialiste fonctionnel de la gestion de l’information (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la gestion de l’information (n.f.); spécialiste fonctionnel de la GI (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la GI (n.f.)
Information Management Resource Centre; IMRC NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Centre des ressources de la gestion de l’information (n.m.); CRGI (n.m.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
information management specialist; IM specialist An expert in one or more of the information management disciplines who supports the effective and efficient management of information.	spécialiste de la gestion de l’information (n.é.); spécialiste de la GI (n.é.) Expert dans une ou plusieurs disciplines de gestion de l’information qui appuie la gestion efficace et efficiente de l’information.
information manager	gestionnaire de l’information (n.é.)
information notice	avis d’information (n.m.)
information resource	ressource documentaire (n.f.)
information resource of business value; IRBV NOTE Information resources of business value include published and unpublished materials, regardless of medium or form, that are created or acquired because they enable decision making and the delivery of programs, services and ongoing operations, and support departmental reporting, performance and accountability requirements.	ressource documentaire à valeur opérationnelle (n.f.); ressource documentaire ayant une valeur opérationnelle (n.f.); RDVO (n.f.) NOTA Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle englobent les documents, publiés ou non, quel qu’en soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils facilitent la prise de décisions, l’exécution des programmes, la prestation des services et les activités continues, et appuient les exigences ministérielles relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation.
information resource without business value	ressource documentaire sans valeur opérationnelle (n.f.)
information retrieval	recherche documentaire (n.f.)
information services	services d’information (n.m.)
information source	source d’information (n.f.)
information specialist	spécialiste de l’information (n.é.)
Info Source NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Info Source (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
institution-specific disposition authority; ISDA	autorisation spécifique de disposer de documents (n.f.); ASDD (n.f.)
integrated records management; IRM; integrated document management; IDM	gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.)
intellectual property	propriété intellectuelle (n.f.)
International Standard Book Number; ISBN	Numéro international normalisé du livre (n.m.); ISBN (n.m.)
International Standard Serial Number; ISSN	Numéro international normalisé des publications en série (n.m.); ISSN (n.m.)
inventory (n.)	inventaire (n.m.)
IRBV; information resource of business value NOTE Information resources of business value include published and unpublished materials, regardless of medium or form, that are created or acquired because they enable decision making and the delivery of programs, services and ongoing operations, and support departmental reporting, performance and accountability requirements.	ressource documentaire à valeur opérationnelle (n.f.); ressource documentaire ayant une valeur opérationnelle (n.f.); RDVO (n.f.) NOTA Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle englobent les documents, publiés ou non, quel qu’en soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils facilitent la prise de décisions, l’exécution des programmes, la prestation des services et les activités continues, et appuient les exigences ministérielles relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation.
IRM; integrated records management; IDM; integrated document management	gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.)
ISBN; International Standard Book Number	Numéro international normalisé du livre (n.m.); ISBN (n.m.)
ISDA; institution-specific disposition authority	autorisation spécifique de disposer de documents (n.f.); ASDD (n.f.)
ISSN; International Standard Serial Number	Numéro international normalisé des publications en série (n.m.); ISSN (n.m.)
ISSN-L; linking ISSN; linking International Standard Serial Number	Numéro international normalisé des publications en série de liaison (n.m.); ISSN-L (n.m.); ISSN de liaison (n.m.)

- glossary – letter K

Glossary of terms - Letter K
English	French
keyword NOTE Library science.	mot-clé (n.m.); mot clé (n.m.) NOTA Bibliothéconomie.

- glossary – letter L

Glossary of terms - Letter L
English	French
LAC; Library and Archives Canada NOTE National Archives of Canada was amalgamated in 2004 with the National Library of Canada to form Library and Archives Canada.	Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); BAC (n.f.) NOTA En 2004, les Archives nationales du Canada ont été fusionnées avec la Bibliothèque nationale du Canada pour former Bibliothèque et Archives Canada.
LAC Communications Branch; Communications Branch of Library and Archives Canada	Direction générale des communications de Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); Direction générale des communications de BAC (n.f.)
Language NOTE A Dublin Core element.	Langue (n.f.) NOTA Élément du Dublin Core.
Legacy Business Records Project	Projet sur l’héritage des documents des activités opérationnelles (n.m.)
Legacy Business Records Toolkit A toolkit developed by Library and Archives Canada in collaboration with the Department of Justice Canada, Health Canada, Citizenship and Immigration Canada and project management consultants.	Trousse sur l’héritage des documents des activités opérationnelles (n.f.) Trousse développée par Bibliothèque et Archives Canada en collaboration avec le ministère de la Justice Canada, Santé Canada, Citoyenneté et Immigration Canada et des consultants en gestion de projets.
legal document	document juridique (n.m.)
level of classification; classification level NOTE There are three levels of classification: Confidential, Secret and Top Secret. classification level of assets classification level of documents classification level of information	niveau de classification (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de classification : Confidentiel, Secret et Très secret. niveau de classification de biens niveau de classification de documents niveau de classification de renseignements
level of description; description level	niveau de description (n.m.)
level of designation; protection level; level of protection; designation level NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C. designation level of assets designation level of documents designation level of information	niveau de désignation (n.m.); niveau de protection (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C. niveau de désignation de biens niveau de désignation de documents niveau de désignation de renseignements
librarian	bibliothécaire (n.é.)
Librarian and Archivist of Canada	bibliothécaire et archiviste du Canada (n.é.)
Library and Archives Canada; LAC NOTE National Archives of Canada was amalgamated in 2004 with the National Library of Canada to form Library and Archives Canada.	Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); BAC (n.f.) NOTA En 2004, les Archives nationales du Canada ont été fusionnées avec la Bibliothèque nationale du Canada pour former Bibliothèque et Archives Canada.
*Library and Archives of Canada Act*	*Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada* (n.f.)
library community	communauté des bibliothèques (n.f.)
library matter	article de bibliothèque (n.m.); document de bibliothèque (n.m.)
Library of Parliament	Bibliothèque du Parlement (n.f.)
library science The branch of information science concerned with the organization, administration and operations of libraries.	bibliothéconomie (n.f.) Science de l’information appliquée à l’organisation, à l’administration et aux activités des bibliothèques.
library services	services de bibliothèque (n.m.)
life cycle NOTE Of documents, information.	cycle de vie (n.m.) NOTA De documents, de l’information.
linking International Standard Serial Number; ISSN-L; linking ISSN	Numéro international normalisé des publications en série de liaison (n.m.); ISSN-L (n.m.); ISSN de liaison (n.m.)
Livelink Records Server NOTE Livelink Records Server provides comprehensive life cycle management for records and information holdings.	Livelink Records Server (n.m.) NOTA Livelink Records Server assure une gestion complète du cycle de vie des documents et des fonds de renseignements.

- glossary – letter M

Glossary of terms - Letter M
English	French
machine-readable cataloguing; MARC	catalogage lisible par machine (n.m.); MARC (n.m.)
machine-readable record; machine-readable document	document lisible par machine (n.m.)
management of information resources	gestion de ressources documentaires (n.f.)
management of records; records management A field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records. records management program records management specialist records management system	gestion de documents (n.f.) Domaine de la gestion chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la conservation, l’utilisation et la disposition des documents. programme de gestion de documents spécialiste de la gestion de documents système de gestion de documents
MARC; machine-readable cataloguing	catalogage lisible par machine (n.m.); MARC (n.m.)
medium (n.)	support (n.m.)
metadata	métadonnées (n.f.)
metadata element	élément de métadonnées (n.m.)
MIDA; multi-institutional disposition authority	autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (n.f.); APDD (n.f.)
minutes (pl.)	procès-verbal (n.m.)
multi-institutional disposition authority; MIDA	autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (n.f.); APDD (n.f.)
mutilation	mutilation (n.f.)

- glossary – letter N

Glossary of terms - Letter N
English	French
name authority	autorité de nom (n.f.)
naming	nommage (n.m.)
naming convention	façon de nommer (n.f.)
narrower term; NT A subordinate term in a hierarchical relation.	terme spécifique (n.m.) Terme subordonné dans une relation hiérarchique.
*National Archives of Canada Act*	*Loi sur les Archives nationales du Canada* (n.f.)
National Archivist of Canada; National Archivist	archiviste national du Canada (n.m.), archiviste nationale du Canada (n.f.); archiviste national (n.m.), archiviste nationale (n.f.)
national form A paper or electronic form sponsored by a government department or agency for use by any government department or agency or the public.	formulaire national (n.m.) Formulaire papier ou électronique parrainé par un ministère ou un organisme gouvernemental et qui sera utilisé par les ministères, les organismes gouvernementaux ou le public.
*National Library Book Deposit Regulations, 1995*	*Règlement sur l’envoi de documents à la Bibliothèque nationale (1995)* (n.m.)
networked electronic publication	publication électronique en réseau (n.f.)
newsletter	bulletin (n.m.)
newspaper	journal (n.m.)
non-classified document; non-classified record; unclassified document; unclassified record	document non classifié (n.m.)
non-preferred term; non-descriptor A synonym, quasi-synonym or spelling variant of a preferred term.	non-descripteur (n.m.); terme non préféré (n.m.) Synonyme, quasi-synonyme ou variante orthographique d’un descripteur.
non-textual record; non-textual document	document non textuel (n.m.)
NT; narrower term A subordinate term in a hierarchical relation.	terme spécifique (n.m.) Terme subordonné dans une relation hiérarchique.
numbering system; system of numbering	système de numérotation (n.m.)

- glossary – letter O

Glossary of terms - Letter O
English	French
obsolete form	formulaire désuet (n.m.)
OCLC (USA); Online Computer Library Center (USA)	Online Computer Library Center (n.m.) (É.-U.); OCLC (n.m.) (É.-U.)
official document; official record	document officiel (n.m.)
official publication	publication officielle (n.f.)
official record; official document	document officiel (n.m.)
official repository	dépôt officiel (n.m.)
official version	version officielle (n.f.)
offline repository	dépôt non relié au réseau (n.m.)
Online Computer Library Center (USA); OCLC (USA)	Online Computer Library Center (n.m.) (É.-U.); OCLC (n.m.) (É.-U.)
online library services	services de bibliothèque en ligne (n.m.)
ontology	ontologie (n.f.)
open file	dossier ouvert (n.m.)
operational record; operational document	document d’exploitation (n.m.)
original copy	original (n.m.)
original document; original record	document original (n.m.)
originator of a document; originator of a record	auteur d’un document (n.m.), auteure d’un document (n.f.)
overwritten record; overwritten document	document effacé (n.m.)

- glossary – letter P

Glossary of terms - Letter P
English	French
paper document; paper record	document papier (n.m.); document sur papier (n.m.)
paper form	formulaire papier (n.m.)
paper record; paper document	document papier (n.m.); document sur papier (n.m.)
periodical (n.)	périodique (n.m.)
personal document	document personnel (n.m.)
physical storage	stockage physique (n.m.)
Policy on Information Management NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Politique sur la gestion de l’information (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Policy on the Security of Cabinet Confidences NOTE Privy Council Office.	Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet (n.f.) NOTA Bureau du Conseil privé.
preferred term; PT; descriptor A term used in indexing to represent a given concept.	descripteur (n.m.) Terme utilisé lors de l’indexation pour représenter un concept donné.
preservation long-term preservation	préservation (n.f.) préservation à long terme
preservation copying	reproduction de préservation (n.f.)
preservation environment	environnement de préservation (n.m.)
printed document	document imprimé (n.m.)
proactive disclosure report	rapport de divulgation proactive (n.m.)
profiling document profiling	profilage (n.m.) profilage de documents
property A specific aspect, characteristic, attribute or relation used to describe a resource. NOTE For example: Dublin Core metadata elements.	propriété (n.f.) Aspect précis, caractéristique, attribut ou relation utilisé pour décrire une ressource. NOTA Par exemple : éléments des métadonnées du Dublin Core.
Protected A NOTE A security marking that corresponds to one of the three designation levels.	Protégé A NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de désignation.
Protected B NOTE A security marking that corresponds to one of the three designation levels.	Protégé B NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de désignation.
Protected C NOTE A security marking that corresponds to one of the three designation levels.	Protégé C NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de désignation.
protected document; protected record; designated document; designated record NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C.	document désigné (n.m.); document protégé (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C.
protection level; level of protection; designation level; level of designation NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C. designation level of assets designation level of documents designation level of information	niveau de désignation (n.m.); niveau de protection (n.m.) NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C. niveau de désignation de biens niveau de désignation de documents niveau de désignation de renseignements
provenance	provenance (n.f.)
PT; descriptor; preferred term A term used in indexing to represent a given concept.	descripteur (n.m.) Terme utilisé lors de l’indexation pour représenter un concept donné.
publication	publication (n.f.)
publication declared surplus; surplus publication Any publication, under the control of a government institution, that is no longer required to support the mandate, functions and activities of that institution.	publication excédentaire (n.f.); publication en surplus (n.f.) Toute publication, sous le contrôle d’une institution gouvernementale, qui n’est plus nécessaire aux fins du mandat, des fonctions et des activités de cette institution.
public document	document public (n.m.)
published material	documents publiés (n.m.plur.)
Publisher NOTE A Dublin Core element.	Éditeur (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
publishing services	services de publication (n.m.)

- glossary – letter Q

Glossary of terms - Letter Q
English	French
QuestionPoint A web-based service that allows users to manage their reference systems.	QuestionPoint (n.m.) Service Web qui permet aux utilisateurs de gérer leurs systèmes de référence.

- glossary – letter R

Glossary of terms - Letter R
English	French
RDA; records disposition authority	autorisation de disposer de documents (n.f.); ADD (n.f.); autorisation de disposition de documents (n.f.)
RDACS; Records Disposition Authorities Control System An information system that contains summary descriptions of records disposition authorities granted to federal institutions by the Librarian and Archivist of Canada, as well as online copies of relevant documentation.	Système de contrôle des autorisations de disposition (n.m.); SysCAD (n.m.) Système d’information qui offre une description sommaire des autorisations de disposition accordées par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales, ainsi qu’une copie en ligne des documents pertinents.
RDIMS; Records, Document and Information Management System	Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (n.m.); SGDDI (n.m.) NOTA Dans cette expression, le terme anglais « records » se rend par « dossiers », alors qu’habituellement, il se rend par « documents ».
reconstructed record; reconstructed document	document reconstitué (n.m.)
record; document Any documentary material, regardless of medium or form. NOTE Definition taken from the Access to Information Act. NOTE Although the terms “record” and “document” are synonymous in their literal sense, in certain contexts one of these terms will be preferred over the other.	document (n.m.) Tout élément d’information, quel qu’en soit le support. NOTA Définition tirée de la Loi sur l’accès à l’information.
recordkeeper	responsable de la tenue de documents (n.é.)
recordkeeping A framework of accountability and stewardship in which information resources are created or acquired, captured and managed as a vital business asset and knowledge resource to support effective decision making.	tenue de documents (n.f.) Cadre de responsabilisation et de gérance dans lequel les ressources documentaires sont créées ou acquises, saisies et gérées comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l’appui d’un processus décisionnel efficace.
Recordkeeping Liaison Centre NOTE Library and Archives Canada.	Centre de liaison en tenue de documents (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
records and information management system	système de gestion des documents et de l’information (n.m.)
records category	catégorie de documents (n.f.)
records centre	centre de documents (n.m.)
records classification records classification plan records classification system	classification de documents (n.f.) plan de classification de documents système de classification de documents
Records Disposition Authorities Control System; RDACS An information system that contains summary descriptions of records disposition authorities granted to federal institutions by the Librarian and Archivist of Canada, as well as online copies of relevant documentation.	Système de contrôle des autorisations de disposition (n.m.); SysCAD (n.m.) Système d’information qui offre une description sommaire des autorisations de disposition accordées par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales, ainsi qu’une copie en ligne des documents pertinents.
records disposition authority; RDA	autorisation de disposer de documents (n.f.); ADD (n.f.); autorisation de disposition de documents (n.f.)
Records, Document and Information Management System; RDIMS	Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (n.m.); SGDDI (n.m.) NOTA Dans cette expression, le terme anglais « records » se rend par « dossiers », alors qu’habituellement, il se rend par « documents ».
records management; management of records A field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records. records management program records management specialist records management system	gestion de documents (n.f.) Domaine de la gestion chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la conservation, l’utilisation et la disposition des documents. programme de gestion de documents spécialiste de la gestion de documents système de gestion de documents
records management software; document management software	logiciel de gestion de documents (n.m.); logiciel de gestion documentaire (n.m.)
records management specialist	spécialiste de la gestion de documents (n.é.)
records manager	gestionnaire de documents (n.é.)
records retention plan	plan de conservation des documents (n.m.)
records system An information system that captures, manages and provides access to records.	système d’archivage (n.m.) Système d’information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessibles.
reference	référence (n.f.)
reference centre	centre de référence (n.m.)
reference copy	copie de consultation (n.f.)
reference document	document de référence (n.m.)
reference material	documentation de référence (n.f.); documents de référence (n.m.plur.)
reference services	services de référence (n.m.)
Regional Service Centre; RSC NOTE Library and Archives Canada.	Centre de services régional (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
registration The act of giving a record a unique identifier on its entry into a system.	enregistrement¹ (n.m.) Action de donner un identificateur unique à un document au moment de son archivage.
related term; RT A preferred term that is mentally associated with another preferred term, but that is not part of the same hierarchy.	terme associé (n.m.); terme connexe (n.m.) Terme qu’on associe mentalement à un descripteur, mais qui ne fait pas partie d’une même hiérarchie.
Relation NOTE A Dublin Core element.	Relation (n.f.) NOTA Élément du Dublin Core.
repository A preservation environment for information resources of business value. NOTE It includes specified physical or electronic storage space and the associated infrastructure required for its maintenance. document repository	dépôt (n.m.) Environnement de préservation des ressources documentaires à valeur opérationnelle. NOTA Comprend l’espace de stockage physique ou virtuel et l’infrastructure connexe liée à son maintien. dépôt de documents
Request for Non-Accessioned Disposal NOTE Library and Archives Canada.	Demande d’élimination des documents non enregistrés (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
research services	services de recherche (n.m.)
retention permanent retention selective retention	conservation¹ (n.f.) conservation permanente conservation sélective
Retention Guidelines NOTE Library and Archives Canada.	Lignes directrices sur la conservation (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
Retention Guidelines for Common Administrative Records of the Government of Canada NOTE Library and Archives Canada.	Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l’administration fédérale (n.f.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
retention period	délai de conservation (n.m.); période de conservation (n.f.)
retention rule	règle de conservation (n.f.)
retention schedule departmental retention schedule	calendrier de conservation (n.m.); calendrier des délais de conservation (n.m.) calendrier de conservation du Ministère calendrier ministériel de conservation
retention trigger	déclencheur de conservation (n.m.)
retention trigger date	date du déclencheur de conservation (n.f.)
retrieval system	système de repérage (n.m.); système de recherche documentaire (n.m.)
Rights NOTE A Dublin Core element.	Droits (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
royalty	redevance (n.f.)
RSC; Regional Service Centre NOTE Library and Archives Canada.	Centre de services régional (n.m.) NOTA Bibliothèque et Archives Canada.
RT; related term A preferred term that is mentally associated with another preferred term, but that is not part of the same hierarchy.	terme associé (n.m.); terme connexe (n.m.) Terme qu’on associe mentalement à un descripteur, mais qui ne fait pas partie d’une même hiérarchie.

- glossary – letter S

Glossary of terms - Letter S
English	French
scheduling	ordonnancement (n.m.)
scope note; SN A note specifying the meaning of a preferred term or defining its usage limitations for the purpose of indexing.	note d’application (n.f.) Note qui précise le sens d’un descripteur ou les limites de son emploi aux fins d’indexation.
Secret NOTE A security marking that corresponds to one of the three classification levels.	Secret NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de classification.
security classification; classification² classification of assets classification of documents classification of information	classification² (n.f.); classification de sécurité (n.f.) classification de biens classification de documents classification de renseignements
security designation; designation designation of assets designation of documents designation of information	désignation (n.f.); désignation de sécurité (n.f.) désignation de biens désignation de documents désignation de renseignements
semi-active record; semi-active document	document semi-actif (n.m.)
sensitive document; sensitive record	document de nature délicate (n.m.)
series	série (n.f.)
series of files	série de dossiers (n.f.)
shared folder	dossier partagé (n.m.)
SN; scope note A note specifying the meaning of a preferred term or defining its usage limitations for the purpose of indexing.	note d’application (n.f.) Note qui précise le sens d’un descripteur ou les limites de son emploi aux fins d’indexation.
Source NOTE A Dublin Core element.	Source (n.f.) NOTA Élément du Dublin Core.
Standard for Electronic Documents and Records Management Solutions NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
standard metadata element	élément de métadonnées normalisé (n.m.)
Standard on Email Management NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.	Norme sur la gestion du courriel (n.f.) NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
strategic value	valeur stratégique (n.f.)
structured record; structured document	document structuré (n.m.)
structured value	valeur structurée (n.f.)
subfolder	sous-dossier (n.m.)
sub-fonds	sous-fonds (n.m.)
Subject NOTE A Dublin Core element.	Sujet (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
subject file classification subject file classification plan subject file classification system	classification de dossiers par sujet (n.f.) plan de classification de dossiers par sujet système de classification de dossiers par sujet
subject heading	vedette-matière (n.f.)
sub-series	sous-série (n.f.)
supplied title A title established by the cataloguer for an item that has no title on the chief source of information. NOTE It may be taken from elsewhere in the item itself or from a reference source, or it may be composed by the cataloguer.	titre restitué (n.m.) Titre d’un document établi par le catalogueur lorsque la source principale d’information de ce document ne comporte pas de titre. NOTA Il peut être puisé ailleurs dans le document lui-même ou dans un ouvrage de référence, ou il peut être rédigé par le catalogueur.
surplus publication; publication declared surplus Any publication, under the control of a government institution, that is no longer required to support the mandate, functions and activities of that institution.	publication excédentaire (n.f.); publication en surplus (n.f.) Toute publication, sous le contrôle d’une institution gouvernementale, qui n’est plus nécessaire aux fins du mandat, des fonctions et des activités de cette institution.
surplus published material	documents publiés excédentaires (n.m.plur.)
system of numbering; numbering system	système de numérotation (n.m.)
system of numbering, topic identification and control	système de numérotation, d’indication des sujets et de contrôle (n.m.)
system of topic identification; topic identification system	système d’indication des sujets (n.m.)

- glossary – letter T

Glossary of terms - Letter T
English	French
table of contents	table des matières (n.f.)
taxonomy Classification according to a predetermined system.	taxonomie (n.f.); taxinomie (n.f.) Classification selon un système prédéterminé.
technology-dependent record; technology-dependent document	document dépendant d’une technologie (n.m.)
temporary file	fichier temporaire (n.m.)
textual record; textual document	document textuel (n.m.)
thematic guide	guide thématique (n.m.)
thesaurus	thésaurus (n.m.)
Title NOTE A Dublin Core element.	Titre (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.
topic identification system; system of topic identification	système d’indication des sujets (n.m.)
Top Secret NOTE A security marking that corresponds to one of the three classification levels.	Très secret NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de classification.
transfer (n.) NOTE Of documents.	transfert (n.m.) NOTA De documents.
transitory document; transitory record A record that is required only for a limited time to ensure the completion of a routine action or the preparation of a subsequent record.	document éphémère (n.m.) Document dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d’achever des mesures courantes ou de rédiger d’autres documents.
transitory email	courriel éphémère (n.m.)
transitory information resource	ressource documentaire éphèmère (n.f.)
transitory record; transitory document A record that is required only for a limited time to ensure the completion of a routine action or the preparation of a subsequent record.	document éphémère (n.m.) Document dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d’achever des mesures courantes ou de rédiger d’autres documents.
transmittal letter	lettre d’accompagnement (n.f.)
Type NOTE A Dublin Core element.	Type (n.m.) NOTA Élément du Dublin Core.

- glossary – letter U

Glossary of terms - Letter U
English	French
unclassified document; unclassified record; non-classified document; non-classified record	document non classifié (n.m.)
uncontrolled vocabulary	vocabulaire libre (n.m.)
union catalogue	catalogue collectif (n.m.)
unpublished material	documents non publiés (n.m.plur.)
unstructured record; unstructured document	document non structuré (n.m.)

- glossary – letter V

Glossary of terms - Letter V
English	French
value domain A set of permissible values for metadata elements. NOTE Value domains include controlled vocabularies, taxonomies, ontologies and thesauri.	domaine de valeurs (n.m.) Ensemble des valeurs pour les éléments de métadonnées. NOTA Exemples de domaines de valeurs : vocabulaires contrôlés, taxonomies, ontologies et thésaurus.
variant term; VT An equivalent for the preferred term.	variante lexicale (n.f.) Terme équivalent au descripteur.
virtual library	bibliothèque virtuelle (n.f.)
vital document; essential record; vital record; essential document	document essentiel (n.m.)
volume (n.)	volume (n.m.)
VT; variant term An equivalent for the preferred term.	variante lexicale (n.f.) Terme équivalent au descripteur.

- glossary – letter W

Glossary of terms - Letter W
English	French
web catalogue	catalogue Web (n.m.)
web content	contenu Web (n.m.)
web resource	ressource Web (n.f.)
weeding	élagage (n.m.); émondage (n.m.)
wiped record; wiped document	document écrasé (n.m.)
working file	dossier de travail (n.m.)
written report	rapport écrit (n.m.)

Bibliography

The Web addresses below are provided as references and not as endorsements. Over time, they may no longer work due to changes and updates to their websites.

General Dictionaries

Larousse, Pierre. – Dictionnaires Larousse. – http://www.larousse.fr
Oxford University Press. – Oxford English Dictionary Online. – http://www.oed.com
Robert, Paul. – Dictionnaire Le Petit Robert en ligne. – http://lerobert.demarque.com

Terminology Data Banks

Office québécois de la langue française. – Le grand dictionnaire terminologique (GDT). – http://www.gdt.oqlf.gouv.qc.ca
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada / Public Works and Government Services Canada. – TERMIUM Plus^®. – http://www.termiumplus.gc.ca

Specialized References

Anglo-American Cataloguing Rules. – Chicago: American Library Association; Ottawa: Canadian Library Association; London: Chartered Institute of Library and Information Professionals. – 2nd ed., rev. 2002, 2004 update.
Couture, Carol; Rousseau, Jean-Yves. – Les archives au XX^e siècle. – Université de Montréal, Secrétariat général, 1982.
Gour, P.N. – Glossary of Library Science Technical Terms. – Library Science Publications. – 1st ed., 1980.
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Date modified:: 2017-10-31

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