Information Management, Fascicle 3: Recordkeeping Glossary
User’s GuideTerminology Bulletin 293
Information management touches many aspects of government operations, such as access to information, library science, recordkeeping, information architecture and information security. The mechanisms put in place to ensure effective information management have inevitably generated many new terms, official titles and expressions, thus creating the need for a glossary in this field.
The Recordkeeping Glossary comprises more than 400 concepts in the fields of records management and library science.
- glossary – letter A
English | French |
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AACR; Anglo-American Cataloguing Rules | Règles de catalogage anglo-américaines (n.f.); RCAA (n.f.) |
access copying | reproduction d’accès (n.f.) |
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access point | point d’accès (n.m.) |
accidental destruction; accidental disposal | destruction accidentelle (n.f.); élimination accidentelle (n.f.) |
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acquisition copying | reproduction d’acquisition (n.f.) |
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active record; active document | document actif (n.m.) |
administrative document; administrative record | document administratif (n.m.) |
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administrative record; administrative document | document administratif (n.m.) |
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agreement for transfer | accord de transfert (n.m.) |
alienation | aliénation (n.f.) |
alteration | altération (n.f.) |
Anglo-American Cataloguing Rules; AACR | Règles de catalogage anglo-américaines (n.f.); RCAA (n.f.) |
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archival authority | autorité archivistique (n.f.) |
archival description | description archivistique (n.f.) |
archival document; archival record | document d’archives (n.m.) |
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archival record; archival document | document d’archives (n.m.) |
archival value; enduring value | valeur durable (n.f.); valeur archivistique (n.f.) |
archives | archives (n.f.) |
archiving | archivage (n.m.) |
archivist | archiviste (n.é.) |
audiovisual document; audiovisual record | document audiovisuel (n.m.) |
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author | auteur (n.m.), auteure (n.f.) |
authority control | contrôle d’autorité (n.m.) |
authority file | fichier d’autorité (n.m.) |
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authority record | notice d’autorité (n.f.) |
- glossary – letter B
English | French |
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backup copy | copie de sécurité (n.f.) |
bar code; barcode | code à barres (n.m.); code-barres (n.m.) |
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bibliography | bibliographie (n.f.) |
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briefing note | note de breffage (n.f.) |
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business record; business document | document des activités opérationnelles (n.m.); document opérationnel (n.m.) |
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- glossary – letter C
English | French |
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Cabinet confidence |
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Canadian Committee on Archival Description | Comité canadien de description archivistique (n.m.) |
captioned film | film sous-titré (n.m.) |
captioned video | vidéo sous-titrée (n.f.) |
catalogue | catalogue (n.m.) |
cataloguing | catalogage (n.m.) |
cataloguing services | services de catalogage (n.m.) |
categorization | catégorisation (n.f.) |
certificate of destruction | certificat de destruction (n.m.) |
CFL; Council of Federal Libraries | Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); CBGF (n.m.) |
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classification schema; classification scheme | schéma de classification (n.m.) |
classification structure | structure de classification (n.f.) |
classification system | système de classification (n.m.) |
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clearing house | centre d’échange (n.m.) |
client copy | copie de client (n.f.) |
closed file | dossier clos (n.m.) |
codification | codification (n.f.) |
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Communications Branch of Library and Archives Canada; LAC Communications Branch | Direction générale des communications de Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); Direction générale des communications de BAC (n.f.) |
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communiqué | communiqué (n.m.) |
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confidential document; confidential record | document confidentiel (n.m.) |
conservation | conservation2 (n.f.) |
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copying | reproduction (n.f.) |
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copyright (n.) | droit d’auteur (n.m.) |
corporate document; corporate record; departmental document; departmental record | document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.) |
corporate documentation; departmental documentation | documentation ministérielle (n.f.); documentation du Ministère (n.f.) |
corporate file; departmental file | dossier ministériel (n.m.); dossier du Ministère (n.m.) |
corporate inventory | répertoire central (n.m.) |
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corporate publication; departmental publication | publication ministérielle (n.f.); publication du Ministère (n.f.) |
corporate record; departmental document; departmental record; corporate document | document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.) |
corporate repository; departmental repository | dépôt ministériel (n.m.); dépôt du Ministère (n.m.) |
Council of Federal Libraries; CFL | Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); CBGF (n.m.) |
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cover page | page couverture (n.f.) |
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cross-reference | renvoi (n.m.) |
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cybrarian | cyberthécaire (n.é.) |
- glossary – letter D
English | French |
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DC; The Dublin Core metadata element set; DCMES; Dublin Core | L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.) |
DCMI; Dublin Core Metadata Initiative | Dublin Core Metadata Initiative (n.f.); DCMI (n.f.); projet de métadonnées du Dublin Core (n.m.) (non off.) |
deaccessioning | retrait d’inventaire (n.m.) |
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departmental document; departmental record; corporate document; corporate record | document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.) |
departmental documentation; corporate documentation | documentation ministérielle (n.f.); documentation du Ministère (n.f.) |
departmental file; corporate file | dossier ministériel (n.m.); dossier du Ministère (n.m.) |
departmental information resource | ressource documentaire ministérielle (n.f.); ressource documentaire du Ministère (n.f.) |
departmental librarian | bibliothécaire ministériel (n.m.), bibliothécaire ministérielle (n.f.); bibliothécaire du Ministère (n.é.) |
departmental library | bibliothèque ministérielle (n.f.); bibliothèque du Ministère (n.f.) |
departmental publication; corporate publication | publication ministérielle (n.f.); publication du Ministère (n.f.) |
departmental record; corporate document; corporate record; departmental document | document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.) |
departmental repository; corporate repository | dépôt ministériel (n.m.); dépôt du Ministère (n.m.) |
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description level; level of description | niveau de description (n.m.) |
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digital document; digital record | document numérique (n.m.) |
digital library | bibliothèque numérique (n.f.) |
digital object identifier; DOI | identificateur d’objet numérique (n.m.) |
digital record; digital document | document numérique (n.m.) |
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disposal schedule | calendrier d’élimination (n.m.) |
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disposition authority | autorisation de disposition (n.f.) |
DLO; document-like object | objet documentaire (n.m.) |
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documentary heritage | patrimoine documentaire (n.m.) |
documentary material | élément d’information (n.m.) |
documentary unit | unité documentaire (n.f.) |
documentation | documentation (n.f.) |
document-like object; DLO | objet documentaire (n.m.) |
document management software; records management software | logiciel de gestion de documents (n.m.); logiciel de gestion documentaire (n.m.) |
document type definition; DTD | définition de type de document (n.f.); DTD (n.f.) |
DOI; digital object identifier | identificateur d’objet numérique (n.m.) |
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DTD; document type definition | définition de type de document (n.f.); DTD (n.f.) |
Dublin Core; DC; The Dublin Core metadata element set; DCMES | L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.) |
Dublin Core Application Profile for Web Resource Discovery in the Government of Canada | Profil d’application du Dublin Core pour la découverte des ressources Web au gouvernement du Canada (n.m.) |
The Dublin Core metadata element set; DCMES; Dublin Core; DC | L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.) |
Dublin Core Metadata Initiative; DCMI | Dublin Core Metadata Initiative (n.f.); DCMI (n.f.); projet de métadonnées du Dublin Core (n.m.) (non off.) |
duplicate (n.) | double (n.m.); version produite en double (n.f.); duplicata (n.m.) |
dynamic networked electronic publication | publication électronique dynamique en réseau (n.f.) |
- glossary – letter E
English | French |
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EAD; encoded archival description | description archivistique encodée (n.f.) |
edition | édition (n.f.) |
EDM; electronic document management; ERM; electronic records management | gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.) |
EDMS; electronic document management system; ERMS; electronic records management system | système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.) |
electronic document; electronic record | document électronique (n.m.) |
electronic document library; electronic records library | bibliothèque de documents électroniques (n.f.) |
electronic document management; EDM; electronic records management; ERM | gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.) |
electronic document management system; EDMS; electronic records management system; ERMS | système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.) |
electronic form | formulaire électronique (n.m.) |
electronic format | format électronique (n.m.) |
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electronic information resource | ressource documentaire électronique (n.f.) |
electronic publication | publication électronique (n.f.) |
electronic record; electronic document | document électronique (n.m.) |
electronic records library; electronic document library | bibliothèque de documents électroniques (n.f.) |
electronic records management; ERM; electronic document management; EDM | gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.) |
electronic records management system; ERMS; electronic document management system; EDMS | système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.) |
element refinement | raffinement d’éléments (n.m.) |
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email management | gestion de courriels (n.f.) |
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encoded archival description; EAD | description archivistique encodée (n.f.) |
enduring value; archival value | valeur durable (n.f.); valeur archivistique (n.f.) |
ERM; electronic records management; EDM; electronic document management | gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.) |
ERMS; electronic records management system; EDMS; electronic document management system | système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.) |
essential document; vital document; essential record; vital record | document essentiel (n.m.) |
evidential value | valeur de témoignage (n.f.) |
- glossary – letter F
English | French |
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faceted classification | classification à facettes (n.f.) |
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Federal Libraries Consortium; FLC | Consortium des bibliothèques fédérales (n.m.); CBF (n.m.) |
Federal Libraries Coordination Secretariat; FLCS | Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); SCBGF (n.m.) |
federal library | bibliothèque fédérale (n.f.) |
federal records centre | centre fédéral de documents (n.m.) |
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file folder | chemise de classement (n.f.) |
file title | titre de dossier (n.m.) |
filing | classement (n.m.) |
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final document; final record | document définitif (n.m.) |
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FLC; Federal Libraries Consortium | Consortium des bibliothèques fédérales (n.m.); CBF (n.m.) |
FLCS; Federal Libraries Coordination Secretariat | Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); SCBGF (n.m.) |
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fonds | fonds (n.m.) |
form (n.) | formulaire (n.m.) |
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forms analyst | analyste de formulaires (n.é.) |
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- glossary – letter G
English | French |
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government document; government record | document gouvernemental (n.m.) |
government information resource | ressource documentaire gouvernementale (n.f.) |
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Government of Canada Publications | Publications du gouvernement du Canada (n.f.) |
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government record; government document | document gouvernemental (n.m.) |
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granularity | granularité (n.f.) |
guidance document | document d’orientation (n.m.) |
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- glossary – letter H
English | French |
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handbook | guide (n.m.) |
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heading | vedette (n.f.) |
hierarchical classification schema; hierarchical classification scheme | schéma de classification hiérarchique (n.m.) |
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historical archives | archives historiques (n.f.) |
historical record; historical document | document historique (n.m.) |
human-readable record | document lisible sans aide (n.m.) |
hybrid record; hybrid document | document mixte (n.m.) |
hypertext electronic publication | publication électronique hypertextuelle (n.f.) |
- glossary – letter I
English | French |
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identification system | système d’identification (n.m.) |
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IDM; integrated document management; IRM; integrated records management | gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.) |
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IM functional specialist; information management functional specialist | spécialiste fonctionnel de la gestion de l’information (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la gestion de l’information (n.f.); spécialiste fonctionnel de la GI (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la GI (n.f.) |
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inactive record; inactive document | document inactif (n.m.) |
index (n.) | index (n.m.) |
indexing | indexation (n.f.) |
indexing specialist | spécialiste de l’indexation (n.é.) |
information asset | bien d’information (n.m.) |
information audit | vérification d’information (n.f.) |
information creator | créateur de l’information (n.m.), créatrice de l’information (n.f.) |
information holdings | fonds de renseignements (n.m.) |
information life cycle management | gestion du cycle de vie de l’information (n.f.) |
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information management functional specialist; IM functional specialist | spécialiste fonctionnel de la gestion de l’information (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la gestion de l’information (n.f.); spécialiste fonctionnel de la GI (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la GI (n.f.) |
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information manager | gestionnaire de l’information (n.é.) |
information notice | avis d’information (n.m.) |
information resource | ressource documentaire (n.f.) |
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information resource without business value | ressource documentaire sans valeur opérationnelle (n.f.) |
information retrieval | recherche documentaire (n.f.) |
information services | services d’information (n.m.) |
information source | source d’information (n.f.) |
information specialist | spécialiste de l’information (n.é.) |
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institution-specific disposition authority; ISDA | autorisation spécifique de disposer de documents (n.f.); ASDD (n.f.) |
integrated records management; IRM; integrated document management; IDM | gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.) |
intellectual property | propriété intellectuelle (n.f.) |
International Standard Book Number; ISBN | Numéro international normalisé du livre (n.m.); ISBN (n.m.) |
International Standard Serial Number; ISSN | Numéro international normalisé des publications en série (n.m.); ISSN (n.m.) |
inventory (n.) | inventaire (n.m.) |
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IRM; integrated records management; IDM; integrated document management | gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.) |
ISBN; International Standard Book Number | Numéro international normalisé du livre (n.m.); ISBN (n.m.) |
ISDA; institution-specific disposition authority | autorisation spécifique de disposer de documents (n.f.); ASDD (n.f.) |
ISSN; International Standard Serial Number | Numéro international normalisé des publications en série (n.m.); ISSN (n.m.) |
ISSN-L; linking ISSN; linking International Standard Serial Number | Numéro international normalisé des publications en série de liaison (n.m.); ISSN-L (n.m.); ISSN de liaison (n.m.) |
- glossary – letter K
English | French |
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- glossary – letter L
English | French |
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LAC Communications Branch; Communications Branch of Library and Archives Canada | Direction générale des communications de Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); Direction générale des communications de BAC (n.f.) |
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Legacy Business Records Project | Projet sur l’héritage des documents des activités opérationnelles (n.m.) |
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legal document | document juridique (n.m.) |
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level of description; description level | niveau de description (n.m.) |
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librarian | bibliothécaire (n.é.) |
Librarian and Archivist of Canada | bibliothécaire et archiviste du Canada (n.é.) |
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Library and Archives of Canada Act | Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (n.f.) |
library community | communauté des bibliothèques (n.f.) |
library matter | article de bibliothèque (n.m.); document de bibliothèque (n.m.) |
Library of Parliament | Bibliothèque du Parlement (n.f.) |
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library services | services de bibliothèque (n.m.) |
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linking International Standard Serial Number; ISSN-L; linking ISSN | Numéro international normalisé des publications en série de liaison (n.m.); ISSN-L (n.m.); ISSN de liaison (n.m.) |
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- glossary – letter M
English | French |
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machine-readable cataloguing; MARC | catalogage lisible par machine (n.m.); MARC (n.m.) |
machine-readable record; machine-readable document | document lisible par machine (n.m.) |
management of information resources | gestion de ressources documentaires (n.f.) |
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MARC; machine-readable cataloguing | catalogage lisible par machine (n.m.); MARC (n.m.) |
medium (n.) | support (n.m.) |
metadata | métadonnées (n.f.) |
metadata element | élément de métadonnées (n.m.) |
MIDA; multi-institutional disposition authority | autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (n.f.); APDD (n.f.) |
minutes (pl.) | procès-verbal (n.m.) |
multi-institutional disposition authority; MIDA | autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (n.f.); APDD (n.f.) |
mutilation | mutilation (n.f.) |
- glossary – letter N
English | French |
---|---|
name authority | autorité de nom (n.f.) |
naming | nommage (n.m.) |
naming convention | façon de nommer (n.f.) |
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National Archives of Canada Act | Loi sur les Archives nationales du Canada (n.f.) |
National Archivist of Canada; National Archivist | archiviste national du Canada (n.m.), archiviste nationale du Canada (n.f.); archiviste national (n.m.), archiviste nationale (n.f.) |
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National Library Book Deposit Regulations, 1995 | Règlement sur l’envoi de documents à la Bibliothèque nationale (1995) (n.m.) |
networked electronic publication | publication électronique en réseau (n.f.) |
newsletter | bulletin (n.m.) |
newspaper | journal (n.m.) |
non-classified document; non-classified record; unclassified document; unclassified record | document non classifié (n.m.) |
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non-textual record; non-textual document | document non textuel (n.m.) |
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numbering system; system of numbering | système de numérotation (n.m.) |
- glossary – letter O
English | French |
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obsolete form | formulaire désuet (n.m.) |
OCLC (USA); Online Computer Library Center (USA) | Online Computer Library Center (n.m.) (É.-U.); OCLC (n.m.) (É.-U.) |
official document; official record | document officiel (n.m.) |
official publication | publication officielle (n.f.) |
official record; official document | document officiel (n.m.) |
official repository | dépôt officiel (n.m.) |
official version | version officielle (n.f.) |
offline repository | dépôt non relié au réseau (n.m.) |
Online Computer Library Center (USA); OCLC (USA) | Online Computer Library Center (n.m.) (É.-U.); OCLC (n.m.) (É.-U.) |
online library services | services de bibliothèque en ligne (n.m.) |
ontology | ontologie (n.f.) |
open file | dossier ouvert (n.m.) |
operational record; operational document | document d’exploitation (n.m.) |
original copy | original (n.m.) |
original document; original record | document original (n.m.) |
originator of a document; originator of a record | auteur d’un document (n.m.), auteure d’un document (n.f.) |
overwritten record; overwritten document | document effacé (n.m.) |
- glossary – letter P
English | French |
---|---|
paper document; paper record | document papier (n.m.); document sur papier (n.m.) |
paper form | formulaire papier (n.m.) |
paper record; paper document | document papier (n.m.); document sur papier (n.m.) |
periodical (n.) | périodique (n.m.) |
personal document | document personnel (n.m.) |
physical storage | stockage physique (n.m.) |
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preservation copying | reproduction de préservation (n.f.) |
preservation environment | environnement de préservation (n.m.) |
printed document | document imprimé (n.m.) |
proactive disclosure report | rapport de divulgation proactive (n.m.) |
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provenance | provenance (n.f.) |
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publication | publication (n.f.) |
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public document | document public (n.m.) |
published material | documents publiés (n.m.plur.) |
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publishing services | services de publication (n.m.) |
- glossary – letter Q
English | French |
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- glossary – letter R
English | French |
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RDA; records disposition authority | autorisation de disposer de documents (n.f.); ADD (n.f.); autorisation de disposition de documents (n.f.) |
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RDIMS; Records, Document and Information Management System |
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reconstructed record; reconstructed document | document reconstitué (n.m.) |
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recordkeeper | responsable de la tenue de documents (n.é.) |
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records and information management system | système de gestion des documents et de l’information (n.m.) |
records category | catégorie de documents (n.f.) |
records centre | centre de documents (n.m.) |
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records disposition authority; RDA | autorisation de disposer de documents (n.f.); ADD (n.f.); autorisation de disposition de documents (n.f.) |
Records, Document and Information Management System; RDIMS |
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records management software; document management software | logiciel de gestion de documents (n.m.); logiciel de gestion documentaire (n.m.) |
records management specialist | spécialiste de la gestion de documents (n.é.) |
records manager | gestionnaire de documents (n.é.) |
records retention plan | plan de conservation des documents (n.m.) |
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reference | référence (n.f.) |
reference centre | centre de référence (n.m.) |
reference copy | copie de consultation (n.f.) |
reference document | document de référence (n.m.) |
reference material | documentation de référence (n.f.); documents de référence (n.m.plur.) |
reference services | services de référence (n.m.) |
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research services | services de recherche (n.m.) |
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retention period | délai de conservation (n.m.); période de conservation (n.f.) |
retention rule | règle de conservation (n.f.) |
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retention trigger | déclencheur de conservation (n.m.) |
retention trigger date | date du déclencheur de conservation (n.f.) |
retrieval system | système de repérage (n.m.); système de recherche documentaire (n.m.) |
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royalty | redevance (n.f.) |
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- glossary – letter S
English | French |
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scheduling | ordonnancement (n.m.) |
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semi-active record; semi-active document | document semi-actif (n.m.) |
sensitive document; sensitive record | document de nature délicate (n.m.) |
series | série (n.f.) |
series of files | série de dossiers (n.f.) |
shared folder | dossier partagé (n.m.) |
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standard metadata element | élément de métadonnées normalisé (n.m.) |
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strategic value | valeur stratégique (n.f.) |
structured record; structured document | document structuré (n.m.) |
structured value | valeur structurée (n.f.) |
subfolder | sous-dossier (n.m.) |
sub-fonds | sous-fonds (n.m.) |
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subject heading | vedette-matière (n.f.) |
sub-series | sous-série (n.f.) |
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surplus published material | documents publiés excédentaires (n.m.plur.) |
system of numbering; numbering system | système de numérotation (n.m.) |
system of numbering, topic identification and control | système de numérotation, d’indication des sujets et de contrôle (n.m.) |
system of topic identification; topic identification system | système d’indication des sujets (n.m.) |
- glossary – letter T
English | French |
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table of contents | table des matières (n.f.) |
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technology-dependent record; technology-dependent document | document dépendant d’une technologie (n.m.) |
temporary file | fichier temporaire (n.m.) |
textual record; textual document | document textuel (n.m.) |
thematic guide | guide thématique (n.m.) |
thesaurus | thésaurus (n.m.) |
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|
topic identification system; system of topic identification | système d’indication des sujets (n.m.) |
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transitory email | courriel éphémère (n.m.) |
transitory information resource | ressource documentaire éphèmère (n.f.) |
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transmittal letter | lettre d’accompagnement (n.f.) |
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- glossary – letter U
English | French |
---|---|
unclassified document; unclassified record; non-classified document; non-classified record | document non classifié (n.m.) |
uncontrolled vocabulary | vocabulaire libre (n.m.) |
union catalogue | catalogue collectif (n.m.) |
unpublished material | documents non publiés (n.m.plur.) |
unstructured record; unstructured document | document non structuré (n.m.) |
- glossary – letter V
English | French |
---|---|
|
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virtual library | bibliothèque virtuelle (n.f.) |
vital document; essential record; vital record; essential document | document essentiel (n.m.) |
volume (n.) | volume (n.m.) |
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- glossary – letter W
English | French |
---|---|
web catalogue | catalogue Web (n.m.) |
web content | contenu Web (n.m.) |
web resource | ressource Web (n.f.) |
weeding | élagage (n.m.); émondage (n.m.) |
wiped record; wiped document | document écrasé (n.m.) |
working file | dossier de travail (n.m.) |
written report | rapport écrit (n.m.) |
Bibliography
The Web addresses below are provided as references and not as endorsements. Over time, they may no longer work due to changes and updates to their websites.
General Dictionaries
- Larousse, Pierre. – Dictionnaires Larousse. – http://www.larousse.fr
- Oxford University Press. – Oxford English Dictionary Online. – http://www.oed.com
- Robert, Paul. – Dictionnaire Le Petit Robert en ligne. – http://lerobert.demarque.com
Terminology Data Banks
- Office québécois de la langue française. – Le grand dictionnaire terminologique (GDT). – http://www.gdt.oqlf.gouv.qc.ca
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada / Public Works and Government Services Canada. – TERMIUM Plus®. – http://www.termiumplus.gc.ca
Specialized References
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