10 La langue claire et simple

Écrire dans une langue claire et simple, cela veut dire énoncer le message de façon que les destinataires puissent le comprendre immédiatement, dès la première lecture. Il ne s’agit pas d’adopter un style puéril ou un vocabulaire pauvre, mais d’adapter le texte aux destinataires. C’est dire que le rédacteur, tout en recherchant la clarté et la simplicité, doit opter pour un style, un ton, un niveau de langue et un vocabulaire qui varieront chaque fois selon la nature du texte et selon le public-cible.

10.1 Avant de rédiger

10.1.1 Adapter le texte aux destinataires

Dans un premier temps, le rédacteur se pose les questions suivantes :

• Qui sont les destinataires?

S’agit-il de spécialistes, d’adolescents, du grand public ou de personnes pour qui le français n’est pas la langue maternelle?

• Quels sont les renseignements à transmettre?

Les lecteurs ont-ils besoin de renseignements détaillés ou d’un simple résumé? Doivent-ils connaître l’historique d’une décision ou seulement les conséquences que cette décision aura sur eux? Sur quels aspects de la question doit-on mettre l’accent?

• À quoi ces renseignements doivent-ils servir?

S’agit-il d’informer les lecteurs, de les amener à prendre une décision ou de les inciter à participer à un programme?

10.1.2 Organiser les idées

Avant de commencer à rédiger, le rédacteur ordonne ses idées et choisit la façon dont il veut les présenter. Il s’agit pour lui :

• De déterminer l’objet du document.
• D’établir l’ordre de présentation des idées. Par exemple, l’ordre chronologique convient bien dans le cas d’une marche à suivre; par contre, s’il faut décrire une nouvelle politique, il est préférable d’exposer les généralités avant d’entrer dans les détails.
• De décider s’il y a lieu de dresser une table des matières, dans le cas où le document sera d’une certaine longueur.

L’ordre de présentation des idées ou des arguments, dans l’ensemble du texte comme dans chacun des paragraphes, peut varier suivant les circonstances : il appartient au rédacteur de décider s’il veut exposer ses arguments les plus importants au tout début (c’est la méthode habituelle), ou les réserver pour la fin — l’essentiel étant de les ordonner avec soin, selon un plan.

10.2 Le choix des mots

10.2.1 Choisir des termes simples

Les destinataires d’un même texte n’ont pas nécessairement tous le même bagage linguistique. C’est pourquoi, lorsqu’on rédige une note de service à l’intention de l’ensemble du personnel d’un organisme, par exemple, il est préférable d’employer des mots qui appartiennent à la langue courante. Au lieu d’écrire :

• Les divers services devront se réapproprier les tâches qui leur étaient dévolues préalablement à la dernière réorganisation de la Division.

on pourrait choisir des termes plus simples, c’est-à-dire remplacer se réapproprier, dévolues et préalablement à  :

• Les divers services devront reprendre les tâches dont ils avaient la responsabilité avant la dernière réorganisation de la Division.

Choisir des termes simples, c’est aussi éviter les mots inutiles et, du même coup, viser la concision. Au lieu de dire :

• Les inspecteurs effectueront une visite d’une durée de deux heures aux laboratoires et passeront en revue les données contenues dans les listes des produits chimiques utilisés dans chacun pour en faire rapport au Ministère.

on pourrait s’exprimer ainsi :

• Les inspecteurs effectueront une visite de deux heures aux laboratoires, examineront les listes des produits chimiques utilisés et feront rapport au Ministère.

On évite les mots ou les groupes de mots longs et complexes; par exemple, on peut dire :

• avant
  au lieu de
  préalablement à
• trop de
  au lieu d’
  un nombre excessif de
• pour
  au lieu de
  dans le but de
• si
  au lieu de
  dans la mesure où
• dans
  au lieu d’
  au sein de
• malgré
  au lieu de
  nonobstant

10.2.2 Choisir des tours concrets

Il faut souvent privilégier l’emploi de mots concrets et vivants plutôt que de tours abstraits qui risquent d’alourdir le texte ou d’obscurcir le message. Au lieu de :

• Le tableau 4, présenté ci-dessous, fait ressortir le fait qu’il s’est produit des modifications majeures dans la composition et les conditions d’existence de la population rurale du Canada au cours des années qui viennent de s’écouler.

on pourrait écrire :

• Comme le montre le tableau 4 ci-dessous, la composition et les conditions de vie de la population rurale du Canada ont beaucoup changé ces dernières années.

10.2.3 Éviter les termes techniques

Dans les textes qui ne s’adressent pas uniquement à des spécialistes, il convient d’éviter autant que possible l’emploi de termes techniques sur lesquels un public profane pourrait buter. Cependant, s’il faut absolument en utiliser, on doit veiller à les définir, à les expliquer ou encore à les faire suivre des mots plus connus entre parenthèses :

• Le gouvernement fédéral a approuvé le programme national de récupération des halons dommageables pour la couche d’ozone. (Les halons, dérivés des hydrocarbures, sont employés comme liquides extincteurs et frigorifiques.)
• sélénologie (étude de la Lune)
• tomodensitomètre (CAT scan)

Le même raisonnement vaut dans le cas des sigles ou des abréviations appartenant au jargon technique ou administratif employé dans la fonction publique, par exemple. En effet, tout le monde ne sait pas que CFP signifie Commission de la fonction publique ou qu’OSS désigne un organisme de service spécial. De plus, les sigles anglais sont souvent plus familiers aux francophones que les sigles correspondants en français. Pour ces raisons, il faut indiquer le sens des sigles et abréviations dès qu’ils se présentent dans un texte.

Tout comme il ne faut pas abuser des sigles, il est souhaitable d’éviter le plus possible les expressions latines. Elles sont très populaires chez les juristes, mais obscures pour la plupart des profanes :

• mutatis mutandis (avec les modifications nécessaires)
• ultra vires (au-delà des pouvoirs)

10.2.4 Supprimer les périphrases

La périphrase est un groupe de plusieurs mots servant à exprimer une notion qui peut facilement être désignée par un seul mot. Elle se présente souvent sous la forme verbe-complément. Comme elle est lourde et peu naturelle, il y a presque toujours avantage à la remplacer par le mot qui convient et à écrire, par exemple, modifier au lieu d’apporter des modifications, ou encore concevoir au lieu d’assurer la conception.

10.3 La construction de la phrase

10.3.1 Privilégier la voix active

En français, la voix active est généralement plus naturelle que la voix passive. Les phrases à la forme active sont souvent plus faciles à comprendre parce qu’on voit tout de suite qui fait l’action. Au lieu d’écrire :

• L’entreposage des transformateurs et la pose des bennes suspendues doivent être pris en charge par l’entrepreneur.

on peut très bien rétablir l’actif, pour souligner le rôle de l’agent :

• L’entrepreneur doit prendre en charge l’entreposage des transformateurs et la pose des bennes suspendues.

Il ne s’agit pas ici de frapper d’interdit la construction passive, qui est parfaitement admise en français et qui permet de donner un éclairage différent. On peut très bien dire :

• Le courrier est expédié tous les jours à la même heure par la secrétaire du directeur.
        ou
  La secrétaire du directeur expédie le courrier tous les jours à la même heure.

10.3.2 Opter pour la forme verbale

L’utilisation de verbes plutôt que de noms rend parfois l’énoncé plus vivant et plus clair. Par exemple, la phrase :

• Les notes explicatives ci-jointes vous aideront dans l’interprétation des documents juridiques.

peut être reformulée ainsi :

• Les notes explicatives ci-jointes vous aideront à interpréter les documents juridiques.

De même :

• Nous vous présenterons un exposé sur l’interrogation de notre banque de données informatisée.

pourrait se dire :

• Nous vous expliquerons comment interroger notre banque de données informatisée.

10.3.3 Construire des phrases de longueur moyenne

Plus une phrase est longue, plus elle exige d’efforts de compréhension de la part du lecteur. Il faut donc viser à former des phrases d’une longueur raisonnable, ni trop longues ni trop courtes, et veiller à ce que les propositions s’enchaînent d’une manière fluide et logique.

Pour raccourcir une phrase longue, il suffit souvent d’éliminer les répétitions et les énoncés inutiles, ou de scinder la phrase en deux :

• Pour sensibiliser davantage les Canadiens aux questions liées au développement, j’annonce aujourd’hui la mise en place d’une importante stratégie d’information du public qui a pour but de renforcer la présence de l’ACDI dans les régions du Canada et de sensibiliser davantage la population aux défis à relever et aux possibilités offertes en matière de développement international.

Cette phrase pourrait être formulée ainsi :

• J’annonce aujourd’hui la mise en place d’une importante stratégie d’information qui fera mieux connaître aux Canadiens les problèmes du développement. Cette stratégie a pour but de renforcer la présence de l’ACDI dans les régions du Canada et de sensibiliser la population aux défis à relever et aux possibilités du développement international.

10.4 La clarté

10.4.1 Éliminer les ambiguïtés

Il faut veiller à ce que la formulation des idées conduise à une seule interprétation, sans hésitation possible ni effets cocasses :

• Le suspect a frappé violemment un vieil homme qui a été tué sur le coup et a pris la fuite.

Il aurait évidemment été préférable d’écrire :

• Le suspect a pris la fuite après avoir frappé violemment un vieil homme, qui a été tué sur le coup.
       ou
  Le suspect a frappé violemment un vieil homme, qui a été tué sur le coup, et a pris la fuite.

Il convient tout particulièrement de faire en sorte que les adjectifs possessifs ou démonstratifs et les pronoms soient bien appuyés, c’est-à-dire que leur antécédent, ou ce qu’ils remplacent, soit clair pour le lecteur :

• Le ministre a été accueilli chaleureusement par son homologue français. Il viendra d’ailleurs au Canada sous peu.

Pour éliminer toute ambiguïté, il aurait fallu écrire :

• Le ministre a été accueilli chaleureusement par son homologue français, qui viendra d’ailleurs au Canada sous peu.

10.4.2 Ne pas hésiter à répéter certains mots clés

Les rédacteurs utilisent parfois des synonymes pour éviter de répéter un mot. Dans certains cas, cela peut dérouter le lecteur : il se demandera si le synonyme désigne quelque chose de différent. Il faut donc répéter certains mots clés, particulièrement dans les documents à caractère didactique (manuels, guides, directives, instructions, etc.) ou dans les textes juridiques (lois et règlements, par exemple).

10.4.3 Éviter le jargon et les clichés

Les fonctionnaires connaissent toutes sortes de jargons, de l’économique au juridique, en passant par l’administratif. Les rédacteurs doivent se rappeler que le grand public, lui, risque de n’y rien comprendre. Le lecteur moyen ne saisira pas non plus les termes et les expressions trop recherchés.

Bien entendu, certains des documents rédigés au sein de l’administration publique sont destinés à des spécialistes, qu’ils soient cadres, économistes, scientifiques, juristes ou autres, et il faut dans ces cas utiliser le vocabulaire de ces personnes. Mais il reste que les idées gagnent à être exprimées d’une façon concise et directe, même dans les documents les plus spécialisés.

Il faut éviter des formulations obscures comme :

• ajustements structuraux
  pour dire
  mises à pied, licenciements
• redistribution stratégique des ressources
  pour dire
  compressions budgétaires
• dommages collatéraux
  pour dire
  pertes humaines et matérielles (domaine militaire)

De plus, le rédacteur ne doit pas abuser de clichés comme dans le cadre de, au niveau de, en fonction de, en matière de, qui peuvent nuire à la compréhension et produire des effets cocasses :

• Éviter de dire :
  Le Ministère a organisé, dans le cadre de son concours d’affiches, une exposition à laquelle seront invités un grand nombre de jeunes des diverses régions du pays.
  Et dire plutôt :
  Le Ministère a organisé, à l’occasion de son concours d’affiches…
• Éviter de dire :
  Au niveau des vaches laitières, la production est restée sensiblement la même.
  Et dire plutôt :
  La production laitière est restée…
• Éviter de dire :
  J’accepterai ou non ces nouvelles responsabilités en fonction de la nature exacte des tâches à exécuter.
  Et dire plutôt :
  J’accepterai ou non ces nouvelles responsabilités selon la nature…
• Éviter de dire :
  Ils n’ont pas toujours pris des décisions très judicieuses en matière de matériaux de construction.
  Et dire plutôt :
  Ils n’ont pas toujours pris des décisions très judicieuses pour ce qui est des matériaux…

10.4.4 Rapprocher le verbe du sujet et du complément

Le lecteur saisira plus facilement le sens d’une phrase si le verbe est placé près de son sujet et de son complément d’objet.

Dans la phrase suivante, le verbe est éloigné du sujet :

• Le gouvernement, à la suite de nombreuses plaintes qui sont venues de toutes les régions du pays et de tous les milieux, y compris des syndicats et des industries, a décidé d’appliquer strictement le règlement sur l’interdiction de fumer.

Dans celle-ci, le verbe est éloigné du complément d’objet :

• Le gouvernement a décidé d’appliquer strictement, à la suite de nombreuses plaintes qui sont venues de toutes les régions du pays et de tous les milieux, y compris des syndicats et des industries, le règlement sur l’interdiction de fumer.

Il serait beaucoup plus clair de dire :

• À la suite de nombreuses plaintes, qui sont venues de toutes les régions du pays et de tous les milieux, y compris des syndicats et des industries, le gouvernement a décidé d’appliquer strictement le règlement sur l’interdiction de fumer.

10.4.5 Éviter les longues énumérations horizontales

En règle générale, il vaut mieux éviter les longues énumérations disposées à l’horizontale à l’intérieur d’une même phrase :

• Pour obtenir le remboursement des frais de déplacement, vous devez nous faire parvenir, au plus tard le dernier jour ouvrable du mois, une photocopie de la Demande de services, une photocopie de l’Autorisation de voyager, le talon du billet d’avion, de train ou d’autobus, la note d’hôtel, les reçus de taxis et de restaurants ainsi que toute autre preuve de dépenses supplémentaires effectuées au cours du voyage.

Il est plutôt recommandé de présenter ces énumérations à la verticale, de manière à en bien détacher les éléments :

• Pour obtenir le remboursement des frais de déplacement, vous devez nous faire parvenir, au plus tard le dernier jour ouvrable du mois :
  
  
  1. une photocopie de la Demande de services;
  2. une photocopie de l’Autorisation de voyager;
  3. le talon du billet d’avion, de train ou d’autobus;
  4. la note d’hôtel;
  5. les reçus de taxis et de restaurants;
  6. toute autre preuve de dépenses supplémentaires effectuées au cours du voyage.

Voir aussi 3.1.3 Énumération verticale.

10.4.6 Employer à bon escient la forme négative

La forme négative, employée judicieusement, permet entre autres d’exprimer en les atténuant des opinions qui, énoncées à l’affirmative, pourraient sembler trop catégoriques ou manquer de délicatesse. Comparer :

• Je n’ai pas aimé ce procédé.
  J’ai détesté ce procédé.
• Ils ne se sont pas bien acquittés de ce travail.
  Ils se sont mal acquittés de ce travail.

Il faut bien entendu se garder d’en abuser, et s’exprimer de façon plus directe, à l’affirmative, quand les circonstances ne commandent pas le contraire. Par ailleurs, certaines tournures négatives peuvent donner à la phrase une allure prétentieuse ou condescendante. Il vaut donc mieux :

• Éviter de dire :
  Comme vous n’êtes pas sans le savoir, notre service sera bientôt aboli.
  Et dire plutôt :
  Comme vous le savez, notre service sera bientôt aboli.

On évite les négations qui risquent de nuire à la clarté de l’énoncé. Par exemple, il pourrait être difficile pour un étranger qui aspire à immigrer au Canada et dont le français n’est pas la langue première de répondre, sur un formulaire, à la question suivante :

• Ne vous êtes-vous jamais rendu coupable d’un acte criminel?

10.5 La présentation matérielle

Pour faciliter la lecture, il ne suffit pas d’écrire clairement et simplement. Il faut aussi soigner la présentation matérielle du texte :

• Opter pour des polices de caractères ordinaires, faciles à lire, plutôt que pour des polices de fantaisie qui risquent de fatiguer l’œil.
• Choisir des caractères assez gros.
• Aérer le texte : laisser assez d’espace entre les paragraphes, les tableaux, les graphiques, etc., et prévoir des marges suffisantes. Ne pas hésiter à employer des jalons énumératifs, comme des chiffres, des lettres ou des symboles, pour alléger la présentation.

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