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Les destinataires d’un même texte n’ont pas nécessairement tous le même bagage linguistique. C’est pourquoi, lorsqu’on rédige une note de service à l’intention de l’ensemble du personnel d’un organisme, par exemple, il est préférable d’employer des mots qui appartiennent à la langue courante. Au lieu d’écrire :
on pourrait choisir des termes plus simples, c’est-à-dire remplacer se réapproprier, dévolues et préalablement à :
Choisir des termes simples, c’est aussi éviter les mots inutiles et, du même coup, viser la concision. Au lieu de dire :
on pourrait s’exprimer ainsi :
On évite les mots ou les groupes de mots longs et complexes; par exemple, on peut dire :
Il faut souvent privilégier l’emploi de mots concrets et vivants plutôt que de tours abstraits qui risquent d’alourdir le texte ou d’obscurcir le message. Au lieu de :
on pourrait écrire :
Dans les textes qui ne s’adressent pas uniquement à des spécialistes, il convient d’éviter autant que possible l’emploi de termes techniques sur lesquels un public profane pourrait buter. Cependant, s’il faut absolument en utiliser, on doit veiller à les définir, à les expliquer ou encore à les faire suivre des mots plus connus entre parenthèses :
Le même raisonnement vaut dans le cas des sigles ou des abréviations appartenant au jargon technique ou administratif employé dans la fonction publique, par exemple. En effet, tout le monde ne sait pas que CFP signifie Commission de la fonction publique ou qu’OSS désigne un organisme de service spécial. De plus, les sigles anglais sont souvent plus familiers aux francophones que les sigles correspondants en français. Pour ces raisons, il faut indiquer le sens des sigles et abréviations dès qu’ils se présentent dans un texte.
Tout comme il ne faut pas abuser des sigles, il est souhaitable d’éviter le plus possible les expressions latines. Elles sont très populaires chez les juristes, mais obscures pour la plupart des profanes :
La périphrase est un groupe de plusieurs mots servant à exprimer une notion qui peut facilement être désignée par un seul mot. Elle se présente souvent sous la forme verbe-complément. Comme elle est lourde et peu naturelle, il y a presque toujours avantage à la remplacer par le mot qui convient et à écrire, par exemple, modifier au lieu d’apporter des modifications, ou encore concevoir au lieu d’assurer la conception.
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