8.1 La lettre

8.1.1 En-tête

L’en-tête désigne la partie de la lettre où figure l’appellation officielle du ministère ou de l’organisme auquel appartient le signataire. Dans l’administration fédérale, les en-têtes de lettre sont bilingues et sont généralement assujettis aux normes graphiques du Conseil du Trésor :

La règle veut que ce soit le français qui figure à gauche au Québec, et l’inverse dans les autres provinces et territoires.

8.1.2 Date et lieu

La date est un des éléments essentiels de la lettre; il faut toujours l’indiquer. Elle se place, de façon générale, dans l’angle supérieur droit, à quelques interlignes au-dessous de l’en-tête. Elle doit être écrite au long, sans abréviation, et n’est pas suivie du point final. Le nom du mois ne prend pas de majuscule, et on ne met pas de virgule entre l’indication du mois et celle de l’année :

• Le 4 mars 2014 ou le 4 mars 2014

Il n’est pas courant dans la correspondance administrative d’indiquer le jour de la semaine. Cependant, si on tient à le faire, on peut l’écrire de la façon suivante :

• Le mardi 4 mars 2014 (et non Mardi, le 4 mars 2014)

Si le papier utilisé ne comporte pas d’en-tête, la date doit être précédée du nom du lieu de départ de la lettre. Une virgule sépare alors le lieu de la date :

• Ottawa, le 4 mars 2014

8.1.3 Vedette : généralités

On entend par vedette le nom, le titre et l’adresse complète du destinataire. Il est d’usage de placer la vedette contre la marge de gauche, quelques interlignes au-dessous de la mention de la date.

Le nom du destinataire est indiqué en toutes lettres, précédé du titre de civilité, qui est toujours écrit au long. Sur la ligne suivante figure le titre de fonction, s’il y a lieu. L’adresse complète vient ensuite. Chaque ligne commence par une majuscule, sauf si elle est la continuation de la ligne précédente :

• Monsieur Jean Groulx
  Directeur du Transport routier
  Transports Canada
  330, rue Sparks
  Ottawa (Ontario)  K1A 0N5

Remarques

1. Seul le point abréviatif est admis à la fin des lignes.
   
   
2. Pour les femmes en général, qu’elles soient mariées ou non, il est recommandé de s’en tenir au titre Madame, au pluriel, Mesdames. Le titre Mademoiselle ne sera utilisé que si la correspondante y tient ou s’il s’agit d’une toute jeune fille.
   
   
3. Le titre Docteur ne s’applique, en français, qu’aux membres de la profession médicale (médecins, dentistes et vétérinaires), et non aux titulaires d’un autre doctorat universitaire.
   
   
4. Les titres honorifiques honorable et très honorable ne prennent pas la majuscule initiale et sont suivis des prénom et nom du dignitaire :
   
   • Le très honorable David Johnston
     Gouverneur général du Canada
   • L’honorable Noël Kinsella
     Président du Sénat du Canada
     
     
   Pour ce qui est du gouvernement du Québec, la seule personne qui porte le titre d’honorable est le lieutenant-gouverneur.
   
   
5. On évitera de faire suivre le nom du destinataire de ses titres honorifiques et grades universitaires.

8.1.4 Adresse du destinataire

Les éléments de l’adresse sont assujettis à des règles d’écriture particulières.

Il convient de présenter les éléments de l’adresse en allant du particulier au général :

• Nom du destinataire
• Titre
• Nom du service ou de la division
• Nom du ministère, de l’organisme ou de l’entreprise

a) Numéro

En français, le numéro est toujours suivi d’une virgule :

• 15, rue Eddy
  Gatineau (Québec)

b) Odonyme (voie de communication)

Le terme générique désignant la voie de communication, comme rue, avenue, boulevard, place, chemin, s’écrit en toutes lettres et en minuscules. Mais lorsqu’il est précédé d’un adjectif ordinal, il prend une majuscule, comme c’est toujours le cas pour l’élément spécifique de l’odonyme (voir aussi 3.3.8 Voies de communication). Par ailleurs, si cet élément est composé de plusieurs termes, ces termes sont réunis généralement par un trait d’union :

• 240, rue Deslauriers
• 12345, boulevard des Sources
• 7173, 1^re Avenue
• 2000, 15^e Rue
• 2610, chemin de la Côte-Sainte-Catherine
• 165, rue de l’Hôtel-de-Ville

Il convient de toujours écrire le nom de la voie en toutes lettres et de ne pas supprimer le terme générique. Ainsi, il est incorrect d’écrire 15, Eddy, à la place de 15, rue Eddy.

c) Point cardinal

Le point cardinal prend la majuscule initiale lorsqu’il suit le nom de la rue (voir 3.3.2 Points cardinaux). Les abréviations correspondantes (E., O., S., N.) peuvent être utilisées si l’espace est insuffisant :

• 360, rue Laurier Ouest
• 151, boulevard Saint-Laurent E.

d) Bureau et étage

Les adresses de la fonction publique comportent souvent un numéro de bureau ou d’étage. Dans ce sens, les termes chambre et suite sont des calques de l’anglais et sont par conséquent à éviter. On indique le bureau et l’étage sur la même ligne que le nom de la rue ou, si l’on manque d’espace, sur la ligne précédente :

• Édifice Blackburn
  85, rue Sparks, bureau 400
  Ottawa (Ontario)
• Division de la Terminologie
  Centre de documentation
  3^e étage
  165, rue de l’Hôtel-de-Ville
  Gatineau (Québec)

e) Case postale ou boîte postale

À des fins d’uniformisation, on recommande de ne pas utiliser l’expression boîte postale (et son abréviation B.P.), et de se servir plutôt de case postale (abréviation C.P.).

Il ne faut pas confondre case postale et casier postal, le casier étant un meuble, ou la partie d’un meuble, qui contient une série de cases, de compartiments.

f) Ville et province

Le nom de la ville, ou de la municipalité, s’écrit au long avec une majuscule initiale aux divers éléments de l’appellation. Il est recommandé de respecter, dans la mesure du possible, la forme officielle qui a été établie pour ce nom. Les toponymes (noms de lieux) n’ont, sauf exception, qu’une seule forme officielle.

On écrit également le nom de la province en toutes lettres, à côté du nom de la ville, entre parenthèses :

• 1141, route de l’Église
  Sainte-Foy (Québec)
• 340, rue Main
  Regina (Saskatchewan)

La Société canadienne des postes a établi, pour chacune des provinces, un indicatif international à deux lettres qu’elle recommande d’utiliser dans l’adresse optimale (voir la Recommandation linguistique Écriture des adresses postales au Canada). L’emploi de ces indicatifs, qui peuvent être facilement lus par des machines, est conseillé dans les cas où l’espace est insuffisant pour écrire le nom de la province au long (par exemple dans le cas des enveloppes à fenêtre ou des étiquettes). L’indicatif est alors séparé du nom de la municipalité par une espace, et ne figure pas entre parenthèses :

Voir aussi 1.1.26 Provinces et territoires.

g) Code postal

Le code postal doit figurer sur la même ligne que les indications de la municipalité et de la province; il est séparé de la mention de la province par deux espaces. Si l’espace est insuffisant, il figure sur la dernière ligne, contre la marge de gauche :

• Winnipeg (Manitoba)  R3C 3G7
• Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec)
  J3N 1L4

h) Nom du pays

Le nom du pays ne figure que sur les envois destinés à l’étranger. On le met seul sur la dernière ligne de l’adresse, en majuscules. On l’écrit de préférence en français ou en anglais, ou dans la langue du pays de destination. Pour ce qui est des autres éléments de l’adresse, on suit les usages du pays de destination :

• Vonnie Brown
  1515 Applewood Road
  Baton Rouge LA 70808
  ÉTATS-UNIS
• Susanna Paola
  Viale Albini 13
  24100 Bergamo
  ITALIE
• Hotel Jesuitenmuhle
  Muhlgasse 30
  A-2320 Wien-Schwechat
  AUTRICHE

i) Traduction des adresses

Les éléments de l’adresse peuvent être rédigés en anglais ou en français, en tenant compte de la langue du destinataire et de la province ou du territoire de réception. Quelques grands principes s’appliquent cependant à la transposition des adresses en français :

• Titre de civilité
  

  On peut le traduire si l’on sait que l’on s’adresse à un francophone. En cas de doute, il faut s’abstenir.

• Titres de fonction, noms de services ou de raisons sociales
  

  Il n’est conseillé de traduire ces mentions que si l’on en connaît la forme officielle en français.

• Nom de l’immeuble
  

  Les génériques Tower, Complex, Centre peuvent être traduits par les termes « tour », « complexe », « centre ». Quant au terme Building, qui peut se traduire par « édifice » ou par « immeuble », il n’est pas traduit lorsqu’il entre dans une appellation dont il n’existe pas d’équivalent officiel en français.

• Générique
  

  Il est conseillé de traduire uniquement les termes génériques pour lesquels il n’existe en français qu’un seul équivalent (soit Street, Avenue, Boulevard). À noter que les termes Street et Avenue ne sont pas traduits lorsqu’ils sont précédés d’un numéral ordinal :

  • 52nd Street

  On ne met pas de virgule entre le numéro et l’odonyme dans les cas où l’on n’a pas traduit celui-ci :

  • 350 Chickadee Road (et non 350, Chickadee Road)
• Point cardinal
  

  Le point cardinal est traduit chaque fois que le générique l’a été.

• Mentions Apartment, Room, Suite, Floor, Ground Floor
  

  Dans les cas où l’odonyme est donné en français, on traduit les termes Apartment, Room, Suite, Floor, Ground Floor par « appartement », « porte » ou « bureau », « étage », « rez-de-chaussée ».

Remarque

Les adresses ainsi traduites ne présenteront pas toujours un aspect homogène, c’est-à-dire qu’elles pourront comporter des éléments en français et d’autres en anglais. Cette incohérence apparente se justifie par le fait que chaque élément de l’adresse concerne des personnes et des services différents (le facteur, le destinataire, etc.).

j) Adresse dans le corps de la lettre

Si on doit taper l’adresse du destinataire dans le corps de la lettre (ou dans un texte suivi), les éléments sont séparés par des virgules, sauf le code postal qui est séparé de la mention de la province par deux espaces.

8.1.5 Références

Les références sont les mentions, en général un groupe de lettres ou de chiffres, qui servent au classement de la correspondance et facilitent sa consultation ultérieure. Dans l’administration fédérale, ces mentions, le cas échéant, paraissent contre la marge de droite, à quelques interlignes au-dessous de l’en-tête.

8.1.6 Mentions de caractère et d’acheminement

Lorsqu’une lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme mais qu’elle doit être remise à une personne en particulier, on inscrit, sous la vedette, la mention À l’attention de, contre la marge de gauche. Cette mention est soulignée et s’écrit au long. Calquées sur l’anglais, les abréviations attn ou att. ne sont pas admises :

• À l’attention de Madame Julie Lalande

Les mentions Personnel, Confidentiel, Recommandé se mettent à gauche, au- dessus de la vedette, vis-à-vis de la date. Elles s’écrivent en majuscules et sont soulignées (voir 8.1.17 Modèle de lettre).

La mention sous toutes réserves, ou sous réserve de tous droits, se place généralement en haut, à gauche, et elle s’écrit en majuscules. L’expression sans préjudice, utilisée dans ce sens, est tenue pour un calque de l’anglais without prejudice.

8.1.7 Objet

L’objet indique, en quelques mots, ce sur quoi va porter la lettre et vise à faciliter son classement. Cette mention se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références. Elle commence par la majuscule initiale et est soulignée.

• Objet : Prochaine réunion du comité de gestion

Les mots Sujet ou Concerne sont à éviter, de même que la mention Re, réservée à la correspondance anglaise.

8.1.8 Appel

L’appel est la formule de salutation par laquelle on commence la lettre. Cette formule, qui varie selon le destinataire, doit figurer contre la marge de gauche, au-dessous de l’objet. Elle n’admet aucune abréviation, commence toujours par la majuscule et est suivie d’une virgule (et non des deux points).

Les formules d’appel les plus courantes sont :

• Monsieur,
• Madame,
• Madame, Monsieur,
• Mesdames, Messieurs,

Si la lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme, et non à une personne en particulier, la formule d’appel qu’il convient d’utiliser est Mesdames, Messieurs.

Si on ne connaît pas le nom de la personne à qui est adressée la lettre, il est recommandé d’utiliser la formule Madame, Monsieur.

Les termes des formules Madame, Monsieur, ou Mesdames, Messieurs, peuvent s’écrire sur une même ligne ou être disposés sur deux lignes différentes, l’un au-dessous de l’autre :

• Madame, Monsieur,
       ou
  Madame,
  Monsieur,

On réservera l’adjectif cher aux correspondants que l’on connaît bien :

• Docteur et cher ami,
• Cher collègue,
• Madame la Présidente et chère amie,
• Cher Monsieur,

Il est recommandé d’indiquer dans l’appel, s’il y a lieu, le titre ou la fonction officielle du destinataire :

• Madame la Directrice,
• Monsieur le Ministre,
• Madame la Députée,
• Monsieur le Juge,
• Maître,
• Docteure,

Le titre Maître est réservé aux avocats et aux notaires.

On évitera de se servir de la formule À qui de droit lorsqu’on ignore le nom de la personne qui lira la lettre. Cette expression peut toutefois être utilisée à l’intérieur d’une phrase pour désigner l’autorité :

• Veuillez vous adresser à qui de droit.

Si la lettre est adressée à une femme, il est recommandé d’utiliser la forme féminine correspondant au titre de fonction :

• Madame la Directrice,
• Madame la Présidente,
• Madame la Vérificatrice,

Dans le cas d’une lettre adressée à un couple, on peut se servir de la formule d’appel Madame, Monsieur. Dans la vedette, on pourra écrire :

• Monsieur et Madame Paul et Michèle Roy
• Madame Paule Gariépy et Monsieur Julien Falardeau
       ou
  Monsieur Julien Falardeau et Madame Paule Gariépy

8.1.9 Corps de la lettre

Il se divise en trois parties :

a) L’introduction

C’est dans le premier paragraphe que l’on fait l’entrée en matière, en rappelant une correspondance, une rencontre ou une conversation antérieure, par exemple.

Il faut entrer rapidement dans le vif du sujet; on évitera donc des formules comme Le but de la présente est de vous aviser que…, Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer…

L’introduction doit être simple :

• Nous avons le regret de vous annoncer que…
• Nous sommes heureux de vous faire part de…
• À la suite de notre dernière rencontre…
• Comme suite à notre conversation téléphonique du…
• Pour faire suite à…
• En réponse à votre lettre du…
• Nous vous remercions de votre lettre du…
• Nous avons bien reçu votre lettre du…
• Vous trouverez ci-joint (ci-inclus, ci-annexé) copie de…

b) Le développement

Les paragraphes qui suivent l’introduction sont consacrés à l’exposé de chacune des idées, de préférence une idée par paragraphe. Il est important de relier soigneusement les différentes idées les unes aux autres par les charnières ou les mots de liaison appropriés (comme en effet, par ailleurs, par contre, cependant, néanmoins, d’une part, d’autre part, en plus, ainsi, donc, ensuite, à ce sujet, de fait).

Si la lettre a plus d’une page, on évite de couper le dernier mot de la première page. On évite également de mettre sur la dernière page uniquement la formule de salutation et la signature.

c) La conclusion

L’avant-dernier paragraphe, qui sert de conclusion, contient la synthèse de ce qui précède, et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc., selon le cas :

• Pour les motifs exposés ci-dessus, nous sommes d’avis que…
• En conclusion, le Comité recommande de…
• En terminant, je propose que…
• Si vous désirez de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi, au (numéro de téléphone)…
• Je me tiens à votre entière disposition pour discuter plus longuement de la question.

Il arrive que la formule de salutation serve de conclusion lorsque la lettre est courte. On peut ajouter en début de phrase une mention du type Dans l’espoir de vous rencontrer bientôt, Dans l’attente de vos nouvelles… Il faut toutefois veiller, dans ce genre de phrase, à donner au sujet de la proposition placée en tête de phrase le même sujet que celui de la principale :

• Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer… (et non Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer…)
• J’espère que ces renseignements vous seront utiles et vous prie d’agréer…
• Je vous sais gré de l’intérêt que vous portez à cette question et vous prie d’agréer…
• En vous remerciant à l’avance, nous vous prions d’agréer…
• Avec nos remerciements, nous vous prions d’agréer…
• Dans l’espoir que mes suggestions vous aideront dans votre décision, je vous prie d’agréer…

8.1.10 Salutation

La lettre se termine par une formule de politesse appelée salutation. Cette formule varie en fonction des rapports hiérarchiques ou personnels que l’on entretient avec le destinataire, et en fonction des usages établis dans l’organisation. Selon le respect que l’on désire marquer au destinataire, on commence la formule de salutation par :

• Veuillez agréer, M…, (plus familier)
• Je vous prie d’agréer, M…, (plus officiel)

La fin de la salutation diffère également selon le destinataire :

Exemples de formules de salutation :

• Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.
• Agréez, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.
• Veuillez agréer, Docteur et Madame, l’assurance de mes meilleurs sentiments.
• Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, l’assurance de ma considération distinguée.
• Recevez, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments dévoués.
• Je vous prie de recevoir, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués.
• Je vous prie d’agréer, Madame l’Ambassadrice (ou Excellence), l’expression de mes sentiments très respectueux.
• Je vous prie d’agréer, Monsieur le Premier Ministre, l’expression de ma très haute considération.

Remarques

1. En français, on exprime des sentiments, mais non des salutations :
   
   
   • Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
   • Agréez, Monsieur, mes salutations distinguées.
     
     
2. Lorsque le début de la phrase comporte un participe présent ou une proposition circonstancielle, il faut toujours utiliser la formule :
   
   
   • Je vous prie de recevoir…
   • Nous vous prions d’agréer…
     
     Ainsi :
     
     
   • Dans l’attente d’une réponse, nous vous prions d’agréer, Madame,…
   • En vous remerciant à l’avance, je vous prie d’agréer…
     
     
3. Il est essentiel de reprendre exactement dans la salutation la formule d’appel, que l’on place entre virgules :
   
   
   • Madame la Députée,
     …
     Je vous prie d’agréer, Madame la Députée, l’assurance de ma haute considération.
     
     
4. Les formules du type Bien à vous, Salutations distinguées, Cordialement, etc., ne sont guère utilisées dans la correspondance administrative. Elles sont plutôt réservées à la correspondance privée ou aux notes brèves à caractère personnel.

8.1.11 Signature

La signature figure généralement contre la marge de droite, au-dessous de la formule de salutation. En principe, le titre de fonction précède le nom du signataire. Il s’écrit avec la minuscule initiale, mais l’article qui le précède prend la majuscule. Cette mention est toujours suivie d’une virgule. Si le titre de fonction ne peut tenir sur une seule ligne, il n’est pas nécessaire de commencer la deuxième ligne en retrait :

• Le directeur,
  
  (signature)
  Jean Tremblay

Le titre de fonction suit le nom du signataire si celui-ci exerce les mêmes fonctions que d’autres membres du service :

• (signature)
  
  Louise Lafleur,
  technicienne de laboratoire

a) La signature par délégation

Lorsque la personne qui signe la lettre agit officiellement au nom du supérieur dont elle est le fondé de pouvoir, elle doit faire précéder sa signature de la mention p.p. (par procuration) :

• Le chef des Communications,
  
  p.p. (signature de Claudine Bourget)
  
  Claudine Bourget

Lorsque la lettre est signée par une personne autre que celle qui détient le pouvoir de signature (p. ex. un subordonné autorisé par son supérieur), la mention pour est indiquée devant le titre de fonction :

• Pour la directrice des Services linguistiques,
  
  (signature de Martin Léveillée)
  
  Martin Léveillée

Il n’est pas d’usage, en français, d’écrire le nom de la personne pour laquelle on signe; on mentionne uniquement son titre. Toutefois, s’il est nécessaire de le faire, on peut suivre la présentation suivante :

• Pour le directeur général, Jean Tremblay,
  
  (signature de Liette Laporte)
  
  Liette Laporte,
  adjointe administrative

Si le signataire occupe un poste à titre intérimaire, il doit généralement l’indiquer de la façon suivante :

• Le chef par intérim du Service à la clientèle,
  
  (signature)
  
  Gilles Rochon

b) La signature double

Lorsqu’une lettre doit porter une double signature, la personne dont le niveau hiérarchique est le plus élevé signe à droite :

8.1.12 Initiales d’identification

En règle générale, on indique à la fin de la lettre, contre la marge de gauche et à la hauteur de la signature, les initiales (prénom et nom) de la personne qui a rédigé la lettre et de la personne qui l’a tapée. On inscrit d’abord en majuscules les initiales de la première, puis en minuscules, après une barre oblique, les initiales de la seconde (voir 8.1.17 Modèle de lettre).

8.1.13 Pièces jointes

Lorsqu’on ajoute des documents à la lettre, on l’indique en écrivant Pièce jointe ou Pièces jointes, en abrégé ppoint. jpoint. ou P J, au-dessous de la signature, contre la marge de gauche. Cette mention est suivie du deux-points, à l’exception de ppoint. jpoint. :

• Pièce jointe : Rapport du comité de régie
• Pièces jointes : 2
• PJ : Logo de l’entreprise
• p. j. Avis linguistique
• p. j. 3

Par souci d’uniformité dans une même lettre, on utilise soit les mentions au long (Pièce jointe et Copie conforme) soit les abréviations (p. j. ou PJ et c. c. ou CC).

8.1.14 Copie conforme

Lorsqu’on tient à ce qu’une ou plusieurs personnes reçoivent des copies de la lettre, on utilise la mention Copie conforme, cpoint. cpoint. ou C C, suivie du nom de la ou des personnes concernées. Cette mention est suivie du deux-points, à l’exception de cpoint. cpoint. Elle se place au-dessous de la mention des pièces jointes :

• Copie conforme : M. Jean Leblanc
• c. c. Monsieur Pierre Turgeon, directeur des Finances
• CC : Madame Raymonde Dubé, conseillère

Par souci d’uniformité dans une même lettre, on utilise soit les mentions au long (Pièce jointe et Copie conforme) soit les abréviations (p. j. ou PJ et c. c. ou CC).

8.1.15 Pagination

Lorsqu’une lettre comporte plus de deux pages, il est fortement recommandé de numéroter la deuxième page et, le cas échéant, les suivantes. On peut le faire de différentes façons : au haut de la page, au centre, ou encore dans l’angle supérieur droit. On peut aussi ajouter …2 ou …/2 dans l’angle inférieur droit de la première page pour annoncer que la lettre se continue, et ainsi de suite pour les pages suivantes (…3 ou …/3, etc.).

8.1.16 L’enveloppe

On reproduit sur l’enveloppe les éléments donnés dans la vedette, c’est-à-dire le nom et l’adresse du destinataire, selon les règles énoncées dans la Recommandation linguistique Écriture des adresses postales au Canada. Ces éléments, qu’on appelle la suscription, se mettent au-dessous et à droite du centre de l’enveloppe.

Les mentions Personnel ou Confidentiel, de même que les mentions d’acheminement Par avion, Recommandé, Par exprès s’écrivent en majuscules et se placent à gauche de la suscription. Quant à la mention À l’attention de, elle peut figurer au-dessus ou à gauche de la suscription. Toutes ces mentions peuvent être soulignées.

L’adresse complète de l’expéditeur se place dans l’angle supérieur gauche de l’enveloppe. Elle doit également respecter les règles énoncées dans la Recommandation linguistique Écriture des adresses postales au Canada.

8.1.17 Modèle de lettre

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