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8.2 La note de service
Dans la fonction publique, la note de service est l’outil de communication interne de loin le plus utilisé. Elle sert à la transmission de renseignements, à la communication de directives au personnel et à l’échange d’informations. Sa présentation est généralement normalisée.
8.2.1 Éléments de la note de service
Au contraire de la lettre, la note de service ne comporte ni formule d’appel ni formule de salutation. On y retrouve cependant les éléments suivants :
- Le nom du ou des destinataires. La note peut être adressée à une personne en particulier (son nom est alors habituellement suivi de son titre) ou à un groupe de personnes (qui font partie d’une même unité administrative ou de plusieurs unités administratives différentes, ou qui exercent les mêmes fonctions).
- Le nom du ou des expéditeurs.
- La date, qui peut figurer en toutes lettres ou sous la forme numérique.
- L’indication de la cote de sécurité, s’il y a lieu.
- Les références, s’il y a lieu.
- L’indication de l’objet, qui résume le but et le contenu de la note.
- Le texte proprement dit, qui est assujetti aux règles générales de la rédaction administrative.
- Les diverses mentions, comme les initiales d’identification, les pièces jointes, les copies conformes.
- La signature manuscrite de l’expéditeur, accompagnée ou non de son titre.
8.2.2 Modèle de note de service
Destinataires /
To:
Gestionnaires du Bureau de la traduction
Expéditeur /
From:
Gilles Gagnon
Chef, Formation et Évaluation
Bureau de la traduction
Date /
Date:
le 6 mars 1996 ou Le 6 mars 1996
Objet /
Subject:
Séance d’information sur le Canadian Oxford Dictionary
Mme Katherine Barber, de la Oxford University Press of Canada, donnera un exposé sur le Canadian Oxford Dictionary le mardi 12 mars à 10 h. L’exposé durera un peu plus d’une heure et aura lieu à la pièce C-2, Phase II, Place du Portage, 165, rue de l’Hôtel-de-Ville, à Gatineau.
Les personnes intéressées doivent confirmer leur participation auprès d’Anne Miron, au 819-997-4000.
(signature)
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