Langue claire et simple : rédiger des documents lisibles

Emmanuelle Samson
(L’Actualité langagière, volume 4, numéro 2, 2007, page 14)

Pour nous, langagiers, rien de plus facile que de rédiger des textes au style fluide qui respectent les règles de la langue. Cependant, il nous arrive souvent d’adopter un style trop relevé lorsque nous nous adressons au grand public. De façon générale, nous avons aussi tendance à sous-estimer l’importance de la mise en page. Ces aspects peuvent nuire à la lisibilité des documents. En fait, un texte est lisible si le lecteur peut décoder tous les éléments linguistiques et typographiques qui s’y trouvent, dès la première lecture. Le principe de la lisibilité comporte deux volets : la lisibilité textuelle, soit l’ensemble des éléments qui concernent la langue, et la lisibilité visuelle, soit tout ce qui concerne la présentation d’un document.

Lisibilité textuelle

L’une des premières qualités d’un bon communicateur est sans aucun doute la simplicité. Il s’agit du moins d’une qualité qui s’impose lorsqu’on s’adresse au grand public. Comme les destinataires d’un texte donné n’ont pas tous les mêmes connaissances linguistiques, il est important de bien choisir ses mots et d’opter pour des phrases faciles à lire.

Mots courants

Mieux vaut délaisser les tournures recherchées au profit d’expressions connues. À noter aussi que les mots courts sont plus faciles à lire que les mots longs. Par exemple, il est préférable d’employer :

après (plutôt que postérieurement)

s’informer (plutôt que s’enquérir)

faire un chèque (plutôt que libeller un chèque)

Dans les cas où le mot juste pourrait être obscur pour certains lecteurs, la périphrase peut devenir une précieuse alliée :

tous les trois mois (plutôt que trimestriellement)

avant impôt (plutôt que brut)

comme des personnes mariées (plutôt que maritalement)

Mots concrets

En règle générale, les idées abstraites sont plus difficiles à décoder puisqu’elles obligent le lecteur à analyser une réalité qui n’évoque aucune image mentale; les tours concrets sont donc à privilégier. Toutefois, comme il est quasi impossible d’éliminer entièrement les concepts abstraits d’un texte, on pourra contourner le problème en expliquant ces notions à l’aide d’exemples pratiques ou de comparaisons, comme dans la phrase suivante :

Une portion de fruits et de légumes est l’équivalent de la grosseur d’une balle de tennis.

Dans le même ordre d’idées, les verbes sont beaucoup plus concrets que les noms. C’est reconnu : les cascades de noms alourdissent et allongent les phrases, sans oublier qu’elles ralentissent la lecture. Les deux phrases suivantes le montrent bien :

L’entreprise souhaite procéder à une réduction de ses effectifs, à une évaluation de ses gestionnaires et à la préparation d’un nouveau programme de formation. (24 mots)

L’entreprise souhaite réduire ses effectifs, évaluer ses gestionnaires et préparer un nouveau programme de formation. (15 mots)

Vocabulaire uniforme

L’un des obstacles les plus fréquents à la lisibilité est l’usage de synonymes pour remplacer des mots-clés; par exemple, l’emploi dans le même texte des mots « prestataire » et « bénéficiaire » pour désigner la même personne. On oublie souvent que cela peut semer la confusion chez certains lecteurs, qui se demanderont si le deuxième mot désigne une autre réalité.

Phrases courtes et logiques

Sans même s’en rendre compte, on écrit souvent des phrases très longues, entrecoupées de virgules et d’autres signes de ponctuation. Or, un lecteur comprend beaucoup plus facilement les phrases courtes qui ont une structure simple.

En français, il est difficile de comprendre les phrases qui contiennent plus de 25 mots dès la première lecture. Quant aux phrases de plus de 35 mots… vous conviendrez qu’elles sont pénibles pour tout le monde. L’objectif visé est donc de 15 à 25 mots par phrase. Toutefois, il ne s’agit pas d’appliquer cette règle à la lettre : il est bon de varier la longueur des phrases pour contrer la monotonie. Pour obtenir des phrases courtes et éviter de commettre des erreurs de construction, ne développez qu’une idée par phrase. Tentez de structurer vos phrases en respectant l’ordre le plus logique, c’est-à-dire sujet, verbe, complément.

Au lieu d’écrire :

Voici les exigences auxquelles les employés devront satisfaire. (complément, sujet, verbe)

Vous pourriez écrire :

Les employés devront satisfaire aux exigences suivantes. (sujet, verbe, complément)

Vous suivrez aussi l’ordre logique de la phrase si vous privilégiez la voix active. En effet, contrairement à la voix passive, qui renverse la progression logique de l’action, la voix active présente un message logique à l’esprit du lecteur.

Au lieu d’écrire :

Votre dossier sera examiné par la directrice dans les prochaines semaines. (voix passive)

Vous pourriez écrire :

La directrice examinera votre dossier dans les prochaines semaines. (voix active)

Phrases claires

Enfin, tout lecteur mémorise plus facilement une phrase exempte d’écrans linguistiques (groupe de mots placé entre deux mots qui devraient être juxtaposés). Pour éviter que des mots fassent écran, n’hésitez pas à rapprocher le verbe de son sujet et de son complément.

Au lieu d’écrire :

Le ministre, à la suite de nombreuses consultations auprès du Commissaire, a décidé de formuler certaines recommandations.

Le verbe (a décidé) est éloigné du sujet (le directeur).

Ou encore :

Le ministre a décidé, à la suite de nombreuses consultations auprès du Commissaire, de formuler certaines recommandations.

Le verbe (a décidé) est éloigné du complément (formuler certaines recommandations).

Vous pourriez écrire :

À la suite de nombreuses consultations auprès du Commissaire, le ministre a décidé de formuler certaines recommandations.

Lisibilité visuelle

Une communication réussie ne dépend pas uniquement des mots choisis et des structures de phrases employées. Si vous soignez la présentation de vos documents, ils seront plus faciles à lire; si vous la négligez, vous risquez de semer la confusion chez le lecteur, qui pourrait décider de ne pas poursuivre sa lecture.

Mise en page

La plupart d’entre nous avons appris à lire de gauche à droite, et de haut en bas. C’est la façon dont notre cerveau a appris à traiter l’information. Pour que votre mise en page respecte ce processus de lecture linéaire, alignez vos titres à gauche et utilisez des sous-titres, des listes verticales et des puces. De plus, insérez vos images de façon à ne pas interrompre le texte et éliminez tout élément qui pourrait ralentir le rythme de la lecture. Si l’œil peut parcourir un document sans difficulté, vous ferez économiser du temps et de l’énergie à vos lecteurs.

Blanc

Le blanc constitue tout l’espace d’une page qui ne contient pas de caractères ou d’images. En général, il est présent dans les marges, dans les retours obligatoires entre les paragraphes et à la fin de chaque ligne. Le blanc doit occuper plus de 50 % de chaque page d’un document. Il permet d’éviter que les pages soient surchargées et que l’information semble désordonnée. Il favorise aussi la division de l’information en blocs faciles à lire. Cet objectif de 50 % est beaucoup plus facile à atteindre qu’on peut le croire : si vous laissez les marges par défaut de votre logiciel de traitement de texte, le blanc occupera déjà environ 42 % de la page.

De plus, alignez vos textes à gauche; ils sembleront ainsi plus aérés. Que ce soit conscient ou non, vos lecteurs aiment faire une petite pause à la fin des lignes qui ne se rendent pas jusqu’à la marge droite. Cependant, les articles de journaux et de périodiques peuvent être alignés à droite et à gauche (texte justifié) pour que le blanc forme des bandes uniformes entre les étroites colonnes de texte. Bien que ce type d’alignement crée parfois de larges espaces irréguliers entre les mots, les bandes régulières de blanc contribuent à réduire l’effort demandé au lecteur.

Polices

Il y a plusieurs années, on utilisait toujours une police avec empattement (p. ex. Times New Roman, Garamond, Bookman Old Style) dans le corps d’un texte et une police sans empattement (p. ex. Verdana, Arial, Tahoma) pour les titres et les sous-titres. Cependant, étant donné que les publications électroniques sont de plus en plus utilisées, ces conventions sont tombées en désuétude. Pour certains types de publications, on peut encore se permettre de choisir sa police, mais dans le cas des communications d’affaires, mieux vaut s’en tenir aux normes établies :

• Times New Roman pour les documents imprimés
• Arial pour les documents Web et imprimés
• Verdana pour les documents Web

De plus, choisissez la taille de police qui répond aux besoins de vos lecteurs :

• de 10 à 12 pour un public spécialisé
• 12 pour le grand public
• de 14 à 16 pour les personnes âgées et les personnes ayant une déficience visuelle

Les polices de fantaisie sont peut-être attrayantes, mais elles ont tendance à déconcentrer le lecteur. Pour la même raison, utilisez de façon modérée les caractères gras, les italiques, le soulignement et les mots tout en majuscules. Veillez à ce qu’il y ait un grand contraste entre la couleur du fond et celle des caractères; optez plutôt pour des caractères noirs sur un fond blanc. En plus d’obtenir le contraste le plus prononcé qui soit, vous donnerez une apparence impeccable à votre document.

En prévoyant votre mise en page et en révisant rigoureusement vos textes, vous pouvez maximiser la lisibilité textuelle et visuelle de vos documents. Si vous appliquez ce grand principe de la langue claire et simple, vous aiderez votre lecteur à comprendre votre message rapidement.

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