Communication claire : Survol du processus et des techniques

(Un sujet semblable est traité en anglais dans l’article CLEAR COMMUNICATION: OVERVIEW OF THE WRITING PROCESS AND TECHNIQUES.)

Voici un aperçu des techniques qui vous aideront à produire des textes clairs, efficaces, adaptés aux besoins des lecteurs.

• Étape 1 : Analyse
  • Public
  • Objectif
  • Type de document
• Étape 2 : Plan
• Étape 3 : Rédaction
  • Organisation et structure
  • Contenu
  • Style et mots
  • Présentation et mise en page
• Étape 4 : Révision et évaluation
• Étape 5 : Amélioration continue

Étape 1 : Analyse

Tous les communicateurs vous le diront : pour qu’un message soit efficace, il doit répondre aux besoins des lecteurs. Il doit aussi atteindre l’objectif visé. Avant d’écrire, il faut donc prendre le temps de définir le public cible et l’objectif de communication.

Public

• Qui sont les destinataires? S’agit-il de spécialistes, d’adolescents, du grand public ou de personnes pour qui le français n’est pas la langue maternelle?
• Comment les lecteurs utiliseront-ils ces renseignements? Ont-ils besoin de renseignements détaillés ou d’un simple résumé? Doivent-ils connaître l’historique d’une décision ou seulement les conséquences que cette décision aura sur eux? Sur quels aspects de la question doit-on mettre l’accent?
• Prévoyez les questions que pourraient avoir vos lecteurs et répondez-y à l’avance.

Objectif

• Déterminez votre objectif de communication : Voulez-vous informer vos lecteurs, les convaincre ou les sensibiliser à un problème? Souhaitez-vous leur expliquer un concept ou encore les inviter à poser un geste concret?
• Pensez aussi aux objectifs du lecteur : Pourquoi lit-il votre texte? Quelles sont ses priorités? Que cherche-t-il à faire ou à apprendre?

Type de document

• Devez-vous préparer une note de service, une lettre, un dépliant, un rapport? Le type de document que vous rédigez guidera vos décisions et la façon dont vous organisez vos idées.

Étape 2 : Plan

Afin de ne pas perdre de vue l’objectif de votre texte, rien de mieux que d’élaborer un plan. Vous pourrez ainsi structurer vos idées dans un ordre logique en plus d’éviter les oublis et les répétitions.

• Commencez votre plan en jetant toutes vos idées sur papier.
• Vous pourrez ensuite choisir les renseignements que vous voulez inclure dans votre texte. Un conseil : soyez bref! Il est toujours préférable de ne présenter que les points les plus importants et les plus pertinents.
• Parmi les éléments choisis, séparez les renseignements essentiels des renseignements secondaires, puis déterminez la façon dont vous organiserez le tout.

Étape 3 : Rédaction

Construisez votre message en fonction de votre public : votre texte se lira facilement s’il tient compte des capacités de lecture, des connaissances et des priorités de vos lecteurs.

Organisation et structure

• Présentez l’information logiquement en vous mettant à la place de vos lecteurs : ceux-ci doivent saisir rapidement en quoi l’information présentée les concerne.
• Commencez par l’information la plus importante.
• Utilisez des repères visuels comme des titres et des sous-titres qui reflètent bien le contenu. Si le document est long, incluez une table des matières.
• La forme « Questions et réponses » peut aussi s’avérer un choix approprié selon le type d’information à transmettre.
• Le cas échéant, présentez étape par étape les directives à suivre ou les actions à accomplir.

Contenu

• Énoncez clairement le but du document et mettez le lecteur en contexte.
• Allez droit au but : fournissez seulement l’information exacte et adaptée au lecteur et aux objectifs.
• Donnez des exemples pour expliquer les notions complexes.

Style et mots

• Tenez-vous-en à une moyenne de 15 à 20 mots par phrase et à un maximum de 30 mots.
• Rédigez des paragraphes courts qui présentent une seule idée.
• Choisissez des mots courts qui sont connus de votre public. Si un terme technique ne peut pas être simplifié, expliquez-le. Évitez le jargon administratif. Choisissez des mots qui évoquent quelque chose de concret pour le lecteur.
• Limitez le nombre de sigles et d’abréviations.
• Donnez une dimension humaine à votre texte en utilisant les pronoms personnels je, nous et vous. Évitez les formes impersonnelles.
• Employez des verbes d’action plutôt que des noms.
• N’abusez pas des adjectifs et des adverbes.
• Écrivez à la voix active pour que le lecteur comprenne qui fait quoi et à quel moment.

Présentation et mise en page

• Présentez les éléments qui s’y prêtent au moyen d’encadrés, de tableaux ou de puces.
• Présentez les calculs en colonnes ou en rangées plutôt que sous la forme d’énoncés.
• Choisissez des polices et des tailles de caractères qui facilitent la lecture (12 points pour le grand public et 14 points pour les aînés et les personnes ayant une déficience visuelle).
• Employez des caractères foncés sur un fond pâle.
• Laissez au moins 50 % d’espace blanc pour créer un document aéré.
• Pour faire ressortir l’information importante, utilisez avec modération les caractères gras, l’italique et les couleurs. N’écrivez pas en majuscules.

Étape 4 : Révision et évaluation

La première version d’un texte n’est qu’un premier jet. Il faut ensuite la retravailler pour qu’elle soit plus claire, plus concise, mieux adaptée aux besoins des lecteurs et à l’objectif de communication.

• Révisez et relisez votre texte plusieurs fois, en vous concentrant sur un aspect différent. Vérifiez si le texte contient tous les renseignements nécessaires; si la structure est claire et logique; s’il y a des phrases ou des mots que vous pourriez simplifier ou éliminer; si la présentation visuelle est claire.
• Faites relire votre texte par quelqu’un d’autre.
• Évaluez votre document de façon formelle (groupes de discussion, entrevues individuelles, essais auprès de lecteurs) ou informelle (formules de lisibilité, révision par les pairs ou un expert). Une combinaison de ces deux approches est préférable.

Étape 5 : Amélioration continue

• Mettez en place une méthode visant à traiter les commentaires des lecteurs afin d’améliorer vos communications de manière continue.
• Revoyez le document périodiquement afin de vous assurer que les renseignements qu’il contient sont encore à jour.

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